การดำเนินการและคุณสมบัติของการติดต่อทางธุรกิจ การติดต่อทางวิชาชีพทางธุรกิจ: พื้นฐานและกฎเกณฑ์ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อทางธุรกิจ

ประเภทของการติดต่อทางธุรกิจและชื่อ (จดหมาย โทรเลข โทรสาร แฟกซ์ (แฟกซ์) ข้อความโทรศัพท์) ถูกกำหนดโดยวิธีการส่งข้อมูลทางธุรกิจซึ่งแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก - การสื่อสารทางไปรษณีย์และการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

จดหมายโต้ตอบแบ่งออกเป็นหลายประเภท: ตั้งแต่จดหมายเชิงบรรทัดฐานและโทรเลขจากหน่วยงานของรัฐไปจนถึงคำอุทธรณ์ของประชาชนและแอปพลิเคชันมาตรฐาน เนื้อหาของการติดต่ออาจเป็นคำขอ การแจ้งเตือน ข้อตกลง การเรียกร้อง ข้อตกลง การแจ้งเตือน ความต้องการ การชี้แจง การยืนยัน คำขอ คำแนะนำ การรับประกัน ฯลฯ

เมื่อดำเนินการโต้ตอบต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

จดหมายถูกจัดทำขึ้นในรูปแบบพิเศษ - หัวจดหมายและลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ของเขาภายใต้กรอบความสามารถที่มอบให้เขา

ตัวอักษรจะต้องเขียนอย่างถูกต้อง แม่นยำ โดยไม่มีจุดบกพร่องหรือการแก้ไขใดๆ

ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นเช่นไร จดหมายจะต้องนำเสนอด้วยภาษาธุรกิจที่สงบ เก๋า และเป็นทางการ มีข้อโต้แย้งที่เพียงพอ ถูกต้อง ครบถ้วนและชัดเจนในลักษณะเฉพาะ ความกระชับ และความสม่ำเสมอในการนำเสนอ

การแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่านทางจดหมายควรใช้เฉพาะในกรณีที่การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นด้วยวิธีอื่นยากหรือเป็นไปไม่ได้ (การสนทนาทางโทรศัพท์ การประชุมส่วนตัว ฯลฯ)

จดหมายอย่างเป็นทางการเป็นหนึ่งในช่องทางการสื่อสารที่สำคัญที่สุดระหว่างองค์กร องค์กร และสถาบันกับโลกภายนอก มีการดำเนินการเจรจาก่อนสัญญาผ่านจดหมาย ชี้แจงความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร และระบุข้อเรียกร้อง ตัวอักษรที่มาพร้อมกับทรัพย์สินที่เป็นสาระสำคัญระหว่างทาง ฯลฯ

แม้จะมีรูปแบบการสื่อสารสมัยใหม่ที่พร้อมใช้งาน: โทรศัพท์, โทรเลข, โทรสาร, การสื่อสารผ่านโมเด็ม ฯลฯ ปริมาณการติดต่อสื่อสารแม้ในองค์กรขนาดเล็กก็มีขนาดใหญ่มาก อย่างไรก็ตาม สถานการณ์การบริหารจัดการที่หลากหลายซึ่งก่อให้เกิดการจัดทำจดหมายธุรกิจนั้นยังห่างไกลจากขอบเขตจำกัด และทำให้เกิดการจำแนกประเภทที่ค่อนข้างชัดเจน จดหมายจำนวนมากที่มีสถานการณ์การจัดการประเภทเดียวกันซึ่งต้องเตรียมการทำให้เกิดความจำเป็นเร่งด่วนในการรวมจดหมายธุรกิจ น่าเสียดายที่การวิเคราะห์จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจสมัยใหม่แสดงให้เห็นว่าผู้บริหารจำนวนมากขาดทักษะการเขียนจดหมาย ในขณะเดียวกัน การจัดรูปแบบตัวอักษรที่ไม่ถูกต้องทำให้ยากต่อการทำงาน ผู้เชี่ยวชาญมีมติเป็นเอกฉันท์ว่าจดหมายธุรกิจไม่ควรเกินหนึ่งหน้า ผู้เขียนคอลเลกชัน Simple Letters ซึ่งตีพิมพ์ในสหรัฐอเมริกาในยุค 70 ภายใต้การนำของสำนักงานทำเนียบขาว เชื่อว่าการสิ้นเปลืองคำพูดนำไปสู่การสิ้นเปลืองเป็นดอลลาร์ เราไม่สามารถละเลยความจริงที่ว่าเอกสารทางธุรกิจไม่ใช่เนื้อหาสำหรับการ "อ่าน" เลย แต่เป็นข้อมูลที่ควรสนับสนุนการดำเนินการบางอย่าง

จากการศึกษาบทนี้ นักเรียนควร:

ทราบ

• – วัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของเอกสารที่ใช้ในการบริหารองค์กร
• – ประเภทข้อความหลักที่ประกอบเป็นจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ
• – ความหมายของคำว่า “การไหลของเอกสาร” และ “งานในสำนักงาน”;
• – ประเภทของเอกสารที่ใช้ในกระบวนการจัดการองค์กร
• – ประเภทของเอกสารที่ใช้ในการติดต่อราชการทั้งภายในและภายนอก
• – วัตถุประสงค์ของการรวมเอกสาร
• – คุณสมบัติของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการในการนำเสนอข้อมูล
• – ประเภทของจดหมายธุรกิจ
• – ตรรกะของการสร้างจดหมายธุรกิจและข้อกำหนดสำหรับการจัดรูปแบบ
• – คุณสมบัติของรูปแบบของจดหมายธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์

สามารถ

– สร้างข้อความตามโครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

เป็นเจ้าของ

– ทักษะในการใช้รูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการในการนำเสนอข้อมูลในการติดต่อทางธุรกิจ

เอกสารเป็นรูปแบบหลักของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรในกระบวนการจัดการ

การสื่อสารทางธุรกิจส่วนใหญ่ดำเนินการเป็นลายลักษณ์อักษร นี่เป็นเพราะข้อมูลจำนวนมากที่หมุนเวียนอยู่ในกระบวนการจัดการองค์กร ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ในหลายกรณีจำเป็นต้องบันทึกข้อเท็จจริง สะสมข้อมูล จากนั้นวิเคราะห์และทำความเข้าใจ

นอกจากนี้จะต้องถ่ายโอนข้อมูลเพื่อประมวลผลไปยังเจ้าหน้าที่และแผนกต่างๆขององค์กร เพื่อดำเนินการทั้งหมดเหล่านี้ให้มากที่สุด แบบฟอร์มที่เหมาะสมเป็นการนำเสนอข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งในการจัดการองค์กรจะอยู่ในรูปของเอกสาร

เอกสารเป็นข้อความข้อมูลที่นำเสนอใน แบบฟอร์มบางอย่างจัดทำขึ้นตามกฎเฉพาะและรับรองตามลักษณะที่กำหนด กฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับข้อมูลสารสนเทศและการคุ้มครองข้อมูล" ให้คำจำกัดความของแนวคิด "เอกสาร" ดังต่อไปนี้:

เอกสาร– นี่คือข้อมูลที่บันทึกไว้ในสื่อที่จับต้องได้พร้อมรายละเอียดที่ทำให้สามารถระบุได้

คำจำกัดความเดียวกันนี้กำหนดไว้ในมาตรฐานของรัฐสำหรับข้อกำหนดและคำจำกัดความ "งานในสำนักงานและการเก็บถาวร"

คำภาษาละติน เอกสาร มาจาก โดซีโอ – ฉันสอนหรือแจ้ง และในความหมาย หมายถึง หลักฐาน, ข้อพิสูจน์. ในรัสเซียคำว่า เอกสารได้รับการแปลโดยเปโตรมหาราชโดยเฉพาะว่าเป็น “คำให้การที่เป็นลายลักษณ์อักษร” ตลอดศตวรรษที่ 18 คำจำกัดความของแนวคิดของ "เอกสาร" มุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์ทางกฎหมายเป็นหลัก ในขณะเดียวกันคำนี้ก็แทบไม่เคยถูกใช้มาเป็นเวลานานแล้ว มักใช้คำศัพท์อื่นในการปฏิบัติงานในสำนักงานแทน: การกระทำ, โฉนด, กระดาษ. กับ เมื่อเวลาผ่านไป การสั่งสมความรู้เกี่ยวกับเอกสารนำไปสู่ศตวรรษที่ 19 เพื่อเน้นนอกเหนือจากด้านกฎหมายแล้ว ยังรวมถึงด้านการจัดการของเอกสารด้วย

เอกสารช่วยให้คุณสามารถบันทึกข้อมูล กำหนดลักษณะอย่างเป็นทางการ และใช้เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจด้านการจัดการ นอกจากนี้ เอกสารยังถือเป็นรูปแบบหลักของข้อความทางธุรกิจเมื่อดำเนินการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้นเอกสารในองค์กรจึงทำหน้าที่ด้านข้อมูลและการสื่อสาร

เรียกว่ากิจกรรมการจัดทำและประมวลผลเอกสาร การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ(งานสำนักงาน).

ในการจัดการมักใช้เอกสารข้อความในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ ควรสังเกตว่ามีเอกสารในรูปแบบอื่นที่เป็นไปได้ เช่น ภาพถ่าย การบันทึกเสียง การบันทึกวิดีโอ อย่างไรก็ตาม เอกสารเหล่านี้ไม่ใช่วิธีการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและไม่ได้ใช้บ่อยนักในการจัดการ ดังนั้นเราจะไม่พิจารณาเอกสารประเภทนี้ในบทนี้

เอกสารที่ใช้ฟังก์ชันการสื่อสาร ถึงผู้รับ สามารถแบ่งออกเป็น ภายนอก และ ภายใน.

จดหมายธุรกิจภายนอก ดำเนินการระหว่างองค์กรต่าง ๆ ตลอดจนระหว่างบุคคลและองค์กร ข้อความที่แลกเปลี่ยนกันระหว่างหัวข้อการสื่อสารเป็นไปตามธรรมชาติ จดหมายอย่างเป็นทางการ

จดหมายธุรกิจภายใน ดำเนินการระหว่างเจ้าหน้าที่และหน่วยงานขององค์กร การติดต่อดังกล่าวมักเรียกว่า เป็นทางการ

ในกิจกรรมการจัดการองค์กรจะใช้ จำนวนมากเอกสารข้อความต่างๆ พวกเขาต่างกันในวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ เนื้อหา ความถี่ในการสร้าง และสิ่งที่เหมือนกันคือมีข้อมูลการจัดการ

โดย วัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ เอกสารสามารถแบ่งได้ดังนี้:

• องค์กรและกฎหมาย – การกำหนดสถานะขององค์กร โครงสร้าง ระดับบุคลากร ลักษณะ หน้าที่และความรับผิดชอบของหน่วยงาน ลูกจ้าง ฯลฯ ตัวอย่างเช่นกฎบัตรขององค์กร, ข้อบังคับในหน่วยงาน, ลักษณะงาน;
• การบริหาร – ดำเนินการประสานงานและควบคุมกระบวนการจัดการอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น คำสั่ง คำแนะนำจากผู้จัดการ
• วางแผนไว้ – ประกอบด้วยรายการ ลำดับ ระยะเวลาของกิจกรรมที่วางแผนไว้สำหรับการนำไปปฏิบัติ เช่น แผนงาน โปรแกรมประเภทต่างๆ
• ข้อมูลและการอ้างอิง – มีไว้สำหรับใช้ในงานปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น มาตรฐานของรัฐ ข้อกำหนดทางเทคนิค คำแนะนำจากองค์กรระดับสูง คำแนะนำด้านระเบียบวิธีของกระทรวงและกรมต่างๆ ตัวแยกประเภท
• ข้อมูลและการวิเคราะห์ – เป็นผลมาจากการประมวลผลข้อมูลหลักภายในเกี่ยวกับการผลิต การขาย ความพร้อมของวัสดุหรือสินค้าในคลังสินค้า จำเป็นสำหรับการทำงานอย่างต่อเนื่องและการตัดสินใจ ตัวอย่างเช่น บทวิจารณ์เชิงวิเคราะห์ บทสรุป ใบรับรอง การดำเนินการ บันทึกช่วยจำ
• การรายงาน – มีข้อมูลเกี่ยวกับผลลัพธ์ของกิจกรรมในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้รับกับตัวบ่งชี้ แผนงานและโปรแกรมที่วางแผนไว้ ตลอดจนให้ข้อมูลแก่องค์กรระดับสูงและหน่วยงานของรัฐที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมาย: สถิติ หน่วยงานด้านภาษี
• เอกสารบุคลากร – รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขององค์กรที่ออกแบบมาเพื่อควบคุมกิจกรรมของพวกเขาตามกฎหมายแรงงาน เช่น สัญญาจ้าง, บัตรประจำตัวพนักงาน, สมุดงาน เป็นต้น

โดย เนื้อหา เอกสารสามารถแบ่งออกเป็นด้านเทคนิค เทคโนโลยี การเงิน เชิงพาณิชย์ ฯลฯ ด้วยการแบ่งส่วนนี้ ความสนใจจะถูกดึงไปที่ความหมายและขอบเขตของการใช้เอกสาร ตัวอย่างเช่น เอกสาร "ทางเทคนิค" รวมถึงเงื่อนไขทางเทคนิค หนังสือเดินทางอุปกรณ์ และมาตรฐานการบำรุงรักษาการซ่อมแซม เทคโนโลยี ได้แก่ แผนที่เทคโนโลยี บรรทัดฐานของผลผลิตจากวัตถุดิบ เอกสารทางการเงินโดยทั่วไปคืองบดุล บัญชีกำไรขาดทุน หรือการคืนภาษี

ความเป็นงวด การสร้างเอกสารขึ้นอยู่กับรูปแบบและวัตถุประสงค์ เอกสารองค์กรและกฎหมายได้รับการยอมรับ "จนกว่าจะยกเลิก" เช่น จนกระทั่งถึงช่วงเวลาที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิกผลโดยสิ้นเชิง เอกสารการบริหารจะถูกสร้างขึ้นตามความจำเป็น ในทางกลับกันการวางแผนและโดยเฉพาะอย่างยิ่งการรายงานเอกสารมีความถี่ในการสร้างและส่งไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอย่างเคร่งครัด

การสร้างและการใช้เอกสารข้อความประเภทต่างๆ ถือเป็นส่วนสำคัญของงานการจัดการ พวกเขาทำหน้าที่ที่มีประโยชน์มากมาย

การใช้เอกสารช่วยให้องค์กรสามารถ:

• – ดำเนินกิจการด้วยความเป็นระเบียบเรียบร้อย มีประสิทธิภาพ และมีความรับผิดชอบ
• – ให้ข้อมูลอย่างสม่ำเสมอและเป็นกลาง
• – ให้การสนับสนุนข้อมูลในการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร
• – ทำให้กิจกรรมทางธุรกิจและการจัดการมีความสม่ำเสมอ ต่อเนื่อง และมีประสิทธิผล
• – ดูแลให้การดำเนินงานมีความต่อเนื่องในกรณีฉุกเฉิน
• – ปฏิบัติตามข้อกำหนดของสภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบ รวมถึงในด้านการจัดเก็บเอกสาร การตรวจสอบ และการกำกับดูแล
• – รับประกันการคุ้มครองและการสนับสนุนในคดีทางกฎหมาย รวมถึงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการมีหรือไม่มีหลักฐานเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กร
• – ปกป้องผลประโยชน์ขององค์กรและสิทธิของพนักงานตลอดจนผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมด
• – จัดเตรียมและจัดทำเอกสารกิจกรรมการวิจัยและพัฒนา กิจกรรมนวัตกรรม ตลอดจนการวิจัยทางประวัติศาสตร์
• – รับประกันเอกลักษณ์ทางธุรกิจ ส่วนบุคคล และวัฒนธรรม
• – รักษาความทรงจำขององค์กรบุคคลและสังคม

เอกสารบางส่วนจัดทำขึ้นเพื่อถ่ายทอดข้อมูลไปยังเจ้าหน้าที่และแผนกต่างๆ และมีผลกระทบต่อฝ่ายบริหาร เอกสารดังกล่าวรวมถึงคำสั่ง คำแนะนำ ทางการและบันทึก คำแนะนำด้านระเบียบวิธี จดหมายข้อมูล จดหมายเสนอ ฯลฯ เอกสารอื่น ๆ ถูกสร้างขึ้นเพื่อบันทึกข้อเท็จจริง เช่น รายงาน การกระทำ.

เอกสารทั้งชุดที่หมุนเวียนในองค์กรแสดงถึงการไหลของเอกสาร

การไหลของเอกสาร– ระบบสำหรับการสร้าง ตีความ ส่ง รับ และจัดเก็บเอกสาร ตลอดจนติดตามการดำเนินการและปกป้องเอกสารจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

การไหลของเอกสารดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของกิจการในองค์กรสำหรับการตัดสินใจด้านการจัดการอย่างมีข้อมูลและติดตามการดำเนินการ การทำงานด้านเอกสารเรียกว่า “งานเอกสาร”

ก่อนอื่น มาทำความเข้าใจกับคำว่า office work กันก่อน มาตรฐานสำหรับข้อกำหนดและคำจำกัดความในด้านงานสำนักงานและการเก็บถาวร (GOST R 51141–98) ตีความคำนี้เป็น "สาขาของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำเอกสารและการจัดระเบียบงานด้วยเอกสาร" เช่น กระบวนการทั้งหมดตั้งแต่วินาทีที่สร้างเอกสารไปจนถึงการทำลายหรือถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร

ควบคู่ไปกับคำว่างานในสำนักงาน เริ่มตั้งแต่คริสต์ทศวรรษ 1960 คำที่ใช้ การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ การปรากฏตัวของคำนี้เกี่ยวข้องกับการนำระบบคอมพิวเตอร์มาสู่การจัดการ การสนับสนุนองค์กร ซอฟต์แวร์ และข้อมูล เพื่อให้ใกล้เคียงกับคำศัพท์ที่ใช้ในโปรแกรมคอมพิวเตอร์และวรรณกรรมในด้านการจัดการสำนักงานจึงเริ่มใช้คำในลักษณะเดียวกัน การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วตรงกันกับคำว่างานในสำนักงาน

คำที่กว้างกว่าที่ใช้ในปัจจุบันคือ การสนับสนุนข้อมูลและเอกสารสำหรับการจัดการ – นอกเหนือจากการทำงานแบบเดิมกับเอกสารแล้ว ยังรวมถึงบริการข้อมูล การสร้าง การบำรุงรักษา และการทำงานกับฐานข้อมูลอีกด้วย

ดังนั้นการสนับสนุนด้านเอกสารสำหรับการจัดการจึงหมายถึงขั้นตอนเดียวกันทั้งหมดในการทำงานกับเอกสารตั้งแต่การสร้างและการรับไปจนถึงการทำลายหรือการเก็บถาวร

การเก็บบันทึกได้รับการควบคุมโดยกรอบการกำกับดูแลและระเบียบวิธี ซึ่งเป็นชุดของกฎหมาย ข้อบังคับ และเอกสารด้านระเบียบวิธีซึ่งควบคุมการสร้าง การประมวลผล การจัดเก็บ และการใช้เอกสาร ตลอดจนการทำงานของบริการสนับสนุนเอกสารขององค์กร

พื้นฐานด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีสำหรับงานในสำนักงาน เป็น:

• การกระทำทางกฎหมาย สหพันธรัฐรัสเซียในด้านข้อมูลและเอกสาร
• กฤษฎีกาและคำสั่งที่เกี่ยวข้องของประธานาธิบดีและรัฐบาลแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย
• การดำเนินการทางกฎหมายของหน่วยงานรัฐบาลกลางและหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งควบคุมประเด็นการสนับสนุนด้านเอกสาร
• การดำเนินการทางกฎหมายที่มีลักษณะเป็นบรรทัดฐานและให้คำแนะนำเอกสารระเบียบวิธีในการจัดการสำนักงานขององค์กรและสถาบัน
• มาตรฐานของรัฐสำหรับเอกสารประกอบ (GOST);
• ระบบเอกสารแบบครบวงจร (UDS);
• ตัวแยกประเภทข้อมูลทางเทคนิคเศรษฐกิจและสังคมของรัสเซียทั้งหมด ฯลฯ

มีการใช้กันอย่างแพร่หลายเพื่อปรับปรุงการทำงานกับเอกสารในการจัดการ การรวมกัน โดยทั่วไป คำว่า ความสามัคคี หมายถึง การทำให้มีความสม่ำเสมอ (lat. ผิดปกติ - หนึ่ง, ใบหน้า – ฉันทำ เช่น สมาคม). มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างระบบเอกสารการจัดการที่ใช้งานง่ายและเป็นระเบียบ ความจริงก็คือมีองค์กร องค์กร และสถาบันจำนวนมากที่ดำเนินงานในระบบเศรษฐกิจ เพื่อสร้างการสื่อสารระหว่างกัน จำเป็นต้องลดความหลากหลายของเอกสารที่เป็นไปได้ทั้งหมดให้เหลือน้อยที่สุด แบบฟอร์มมาตรฐาน- ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการกำหนดมาตรฐานคือมีงานและสถานการณ์ประเภทซ้ำๆ ในกิจกรรมขององค์กรต่างๆ ตัวอย่างเช่น ทุกองค์กรจัดทำรายงานทางสถิติและการบัญชีเป็นระยะๆ และส่งไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ทุกองค์กรรับสมัครและจ้างพนักงาน ทำข้อตกลงกับคู่สัญญา ฯลฯ

การทำซ้ำสถานการณ์และการดำเนินการของการจัดการนำไปสู่ความจำเป็นในการเตรียมการและการดำเนินการของเอกสารที่คล้ายกันเป็นระยะซึ่งทำให้สามารถรวมข้อความเข้าด้วยกันได้เช่น ใช้แบบฟอร์มเอกสารที่เหมือนกันสำหรับทุกองค์กร กฎสำหรับการดำเนินการและการอนุมัติ การรวมข้อความของเอกสารการจัดการช่วยให้คุณเร่งการยอมรับการตัดสินใจของฝ่ายบริหารและลดความซับซ้อนและปรับปรุงกระบวนการจัดเตรียมและประมวลผลเอกสาร

สถาบันวิจัย All-Russian แห่งการจัดการเอกสารและการเก็บถาวรของ Federal Archive Service ของรัสเซียได้พัฒนามาตรฐานของรัฐ "Unified System of Organizational and Administrative Documentation" (USORD)

บริการงานในสำนักงานเกือบทั้งหมดทำงานร่วมกับเอกสารส่วนใหญ่ที่จัดทำโดย USORD โดยไม่คำนึงถึงทิศทางของกิจกรรมขององค์กร รวมถึงรูปแบบองค์กรและกฎหมาย ดังนั้น ตามเอกสารการจัดการลักษณนามการจัดการ All-Russian สำหรับคลาส 020000 USORD จึงรวมเอกสารดังต่อไปนี้:

• ในการสร้างองค์กร วิสาหกิจ;
• การปรับโครงสร้างองค์กรวิสาหกิจ
• การชำระบัญชีขององค์กรวิสาหกิจ
• การแปรรูปองค์กรและรัฐวิสาหกิจของรัฐและเทศบาล
• กิจกรรมการบริหารขององค์กร วิสาหกิจ
• กฎระเบียบขององค์กรและเชิงบรรทัดฐานของกิจกรรมขององค์กรองค์กร
• การควบคุมการปฏิบัติงานและข้อมูลของกิจกรรมขององค์กรหรือองค์กร

USORD ประกอบด้วยมาตรฐานของรัฐ อัลบั้มแบบฟอร์มเอกสารแบบครบวงจร และคำแนะนำในการกรอกและใช้งาน

เอกสารอีกฉบับที่ควบคุมงานสำนักงานในองค์กรคือ GOST R 6.30–2003 ซึ่งมีกฎพื้นฐานสำหรับการจัดทำเอกสารข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาของข้อมูลในแบบฟอร์มขั้นตอนในการจัดการที่อยู่การตกลงการลงนามและการอนุมัติเอกสาร มาตรฐานกำหนดกฎสำหรับการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการและข้อกำหนดบางประการสำหรับข้อความในเอกสารเหล่านี้ นับเป็นครั้งแรกที่มาตรฐานดังกล่าวมีลักษณะเป็นการให้คำปรึกษาซึ่งเนื่องมาจากกฎหมายสมัยใหม่ นอกเหนือจากรูปแบบที่รวมเป็นหนึ่งและระบบเอกสารแบบครบวงจรแล้ว Gosstandart แห่งรัสเซีย (ปัจจุบันคือ Rosstandart) ได้อนุมัติเอกสารอื่น ๆ อีกจำนวนหนึ่งในเวลาที่ต่างกัน มาตรฐานของรัฐจำเป็นสำหรับการใช้งานเมื่อทำงานกับเอกสาร (ดูภาคผนวก 1)

ไปที่หลัก ขั้นตอนการรวมข้อความมีดังต่อไปนี้:

• การรวมโครงสร้างข้อความเช่น การเลือกลำดับการจัดเรียงองค์ประกอบความหมายของข้อความที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของเอกสารมากที่สุด
• การรวมวิธีการทางภาษาในการแสดงเนื้อหาในข้อความของเอกสาร
• การพัฒนาข้อความที่เป็นเอกภาพในรูปแบบของข้อความที่สอดคล้องกัน ลายฉลุ แบบสอบถาม ตาราง

รูปแบบการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบของข้อความหรือลายฉลุที่สอดคล้องกันจะถูกเลือกหากสิ่งสำคัญในเอกสารคือข้อมูลเกี่ยวกับการกระทำของพนักงาน (แผนกองค์กรโดยรวม) หรือความสัมพันธ์กับบางสิ่งบางอย่างเช่น หากจำเป็นต้องระบุข้อกำหนด การตัดสินใจ ข้อเท็จจริง เหตุการณ์ใดๆ

ข้อความที่เชื่อมต่อ – นี่คือข้อความที่มีเนื้อหาซ้ำกันอย่างสม่ำเสมอในเอกสารจำนวนหนึ่ง ตำราดังกล่าวค่อนข้างหายากในกิจกรรมการจัดการ

ตัวอย่างเช่น ข้อความในจดหมาย: “เราแจ้งให้คุณทราบว่าเกี่ยวกับการจัดหาผลิตภัณฑ์ที่ผลิตของเรา คุณควรติดต่อ UMTS ของกระทรวงของคุณ”

ลายฉลุ – รูปแบบการนำเสนอข้อความแบบรวมที่มีข้อมูลคงที่และช่องว่างที่ตั้งใจจะเติมด้วยข้อมูลที่แปรผันซึ่งระบุถึงสถานการณ์เฉพาะ

แบบสอบถามและตาราง – นี่เป็นผลมาจากการทำให้เป็นทางการบางอย่าง ในระหว่างที่ข้อความขาดความเชื่อมโยงทางไวยากรณ์ตามปกติ และเนื้อหาของข้อความถูกส่งผ่านโครงสร้างที่เรียบง่าย ตัวเลข หรือเครื่องหมายอื่น ๆ รูปแบบการนำเสนอข้อความแบบรวมของเอกสารในรูปแบบของแบบสอบถามหรือตารางจะถูกเลือกหากข้อมูลหลักเกี่ยวกับวัตถุและลักษณะของวัตถุ

หลัก ความต้องการ เมื่อสร้างเอกสารคือ:

• การใช้รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ GOST, USD และเอกสารกำกับดูแลอื่น ๆ
• ความเกี่ยวข้องของข้อมูลที่นำเสนอ ประกอบด้วยแนวคิดดังต่อไปนี้: การกำหนดเป้าหมาย ข้อจำกัดเฉพาะเรื่อง ความน่าเชื่อถือ ความเที่ยงธรรม การโต้แย้ง ความแม่นยำ การยกเว้นการทำซ้ำ ความกระชับ และความละเอียดถี่ถ้วนในเวลาเดียวกัน
• ข้อกำหนดสำหรับการปฏิบัติตามกฎไวยากรณ์ของภาษาที่ใช้และลักษณะโวหารของคำพูดทางธุรกิจ (คำศัพท์ การใช้คำย่อ สูตรภาษา กรณีของคำนามและคำคุณศัพท์ รูปแบบของคำกริยา ประเภทและการสร้างประโยค รูปแบบที่อยู่ การใช้ ตัวเลข คุณสมบัติทางวากยสัมพันธ์ ฯลฯ)

คุณควรปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการเอกสารที่ก่อให้เกิดการติดต่อทางธุรกิจ ข้อกำหนดในการลงทะเบียนเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบและการดำเนินการตามรายละเอียดเอกสาร

• กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 เลขที่ 149-FZ “เกี่ยวกับข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศ และการปกป้องข้อมูล”
• Kuznetsova T.V.องค์กรของงานสำนักงานต้องอาศัยความรู้ทางวิชาชีพ // งานในสำนักงาน 2553 ฉบับที่ 2 หน้า 12–18

ส่วนสำคัญของงานของหลาย ๆ องค์กรคือการติดต่อทางธุรกิจซึ่งมีกฎและคุณสมบัติมากมาย ไม่เพียงแต่เลขานุการเท่านั้น แต่พนักงานคนอื่นๆ ควรสามารถเขียนจดหมายเพื่อติดต่อกับคู่ค้าและพนักงานคนอื่นๆ ได้

แนวคิดการติดต่อทางธุรกิจ

คำนี้หมายถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางการค้าและธุรกิจ มีมารยาทบางประการในการติดต่อทางธุรกิจซึ่งสอนในหลักสูตรพิเศษด้วยซ้ำ จดหมายจะต้องจัดทำขึ้นตามกฎเนื่องจากจะสร้างและรักษาชื่อเสียงของบริษัทและยังก่อให้เกิดทัศนคติที่จริงจังต่อองค์กรด้วย จดหมายธุรกิจจากมุมมองทางเทคนิคเป็นเครื่องมือที่มุ่งปรับปรุงการสื่อสารระหว่างบริษัทหรือแผนกต่างๆ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

มีเอกสารหลายประเภท และแต่ละประเภทมีกฎการดำเนินการและการส่งของตนเอง นอกจากนี้ พื้นฐานของการติดต่อทางธุรกิจยังใช้ในการติดต่อสื่อสารทางอีเมลอีกด้วย ผู้เชี่ยวชาญแยกแยะจดหมายธุรกิจประเภทต่างๆ ดังต่อไปนี้: จดหมายขอบคุณ คำร้องขอ ข้อเรียกร้อง คำขอโทษ การปฏิเสธ การแสดงความยินดี และความเสียใจ นอกจากนี้ยังมีจดหมายเชิงพาณิชย์ซึ่งรวมถึงการเรียกร้อง การปฏิเสธ การแจ้งเตือน การค้ำประกัน และอื่นๆ

จะดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจอย่างถูกต้องได้อย่างไร?

เมื่อเขียนจดหมายสิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจรายละเอียดทั้งหมด เมื่ออธิบายกฎเกณฑ์การติดต่อทางธุรกิจควรคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้:

1. หากคุณกำลังเขียนจดหมายซึ่งคุณต้องตอบคำถามเฉพาะเจาะจงที่ผู้เขียนถาม ก็ควรอ้างอิงแต่ละคำถามแยกกัน เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้การกำหนดหมายเลขและแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้า
2. เมื่อเขียนจดหมาย คุณจะต้องแสดงความคิดเห็นสั้น ๆ เกี่ยวกับเอกสารทั้งหมดที่คุณหรือคู่สนทนาแนบมาด้วย นี่เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ผู้รับเข้าใจสาระสำคัญของจดหมายได้ทันที
3. จดหมายจะต้องลงนามโดยผู้จัดการและประทับตรา

กฎเกณฑ์ในการดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจ

ข้อผิดพลาดในการเขียนจดหมายธุรกิจเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องรู้กฎพื้นฐานในการเขียน:

1. อย่าใช้คำที่ไม่ทราบความหมายหรือตรวจสอบการตีความโดยใช้พจนานุกรม
2. การทำจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจไม่รวมถึงการใช้งาน คำศัพท์เฉพาะเนื่องจากคำบางคำอาจไม่รู้จักสำหรับผู้รับ หากมีการใช้คำดังกล่าว ให้อธิบายด้วย
3. แสดงความคิดของคุณเป็นประโยคสั้น ๆ เพื่อไม่ให้ประเด็นหลักหายไป
4. หากคุณไม่รู้ภาษารัสเซียอย่างละเอียด ควรพิมพ์ข้อความในโปรแกรมแก้ไขหรือในเอกสารบนคอมพิวเตอร์ก่อนเพื่อตรวจสอบการสะกด
5. การติดต่อทางธุรกิจไม่อนุญาตให้ใช้คำพูด สำนวนวรรณกรรม และอื่นๆ ก่อนส่งจดหมาย ให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดและการพิมพ์ผิดก่อน จะดีกว่าที่จะตรวจสอบอีกครั้งในภายหลัง

จุดเริ่มต้นของจดหมายในจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

ประการแรกในโครงสร้างของจดหมายจะมี "ส่วนหัว" ซึ่งมีตำแหน่งและชื่อเต็มของผู้รับ คุณลักษณะของการติดต่อทางธุรกิจประกอบด้วยที่อยู่มาตรฐาน "เรียน" ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วจะเขียนไว้ที่กึ่งกลางหน้า หากบุคคลนั้นไม่คุ้นเคย คำว่า “นาย” จะเขียนอยู่หน้านามสกุล ย่อหน้าแรก (คำนำ) มีวัตถุประสงค์และเหตุผลของจดหมาย หลังจากอ่านแล้วผู้รับควรเข้าใจความหมายหลักของข้อความ

คำขอในการติดต่อทางธุรกิจ

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจประเภทหนึ่งที่ได้รับความนิยมคือจดหมายร้องขอ นี่อาจเป็นคำขอที่มีไหวพริบหรือข้อเรียกร้องทางการทูตในประเด็นปัจจุบัน ทักษะการเขียนเชิงธุรกิจมีความสำคัญในการเขียนคำขอเนื่องจากควรกระตุ้นให้ผู้รับดำเนินการตามที่ผู้เขียนต้องการ มีกฎบางประการในการเขียนจดหมาย:

1. ผู้รับควรได้รับการกล่าวถึงเป็นการส่วนตัว โดยคำนึงถึงพื้นฐานของมารยาททางธุรกิจ
2. เพื่ออธิบายให้ผู้รับทราบถึงเหตุผลในการร้องขอ คุณสามารถชมเชย เน้นธุรกิจหรือคุณสมบัติส่วนตัวและข้อดีของเขาได้
3. ให้เหตุผลในการร้องขอและให้ความสนใจผู้รับในการตอบสนอง ควรอธิบายปัญหาให้กระชับและชัดเจนที่สุด
4. เมื่อทำการร้องขอแล้วควรแก้ไขและทำซ้ำอีกครั้งโดยเน้นถึงประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้น

จะเตือนตัวเองในการติดต่อทางธุรกิจได้อย่างไร?

จดหมายเตือนความจำจะใช้เมื่อคุณต้องการเตือนเกี่ยวกับการปฏิบัติตามภาระผูกพันที่ดำเนินการ การปฏิบัติตามกฎหมาย การเข้าใกล้เหตุการณ์สำคัญ และอื่นๆ ในกรณีส่วนใหญ่ คำเตือนด้วยวาจาจะใช้ก่อนหน้านั้น ด้วยเหตุนี้ จดหมายดังกล่าวจึงเป็นหลักฐานบางประเภทเกี่ยวกับการดำเนินการดังกล่าว ข้อเตือนใจในจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจประกอบด้วย:

1. ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งและผู้รับ หลังจากนั้นจึงระบุเหตุผลในการเตือนไว้
2. มีลิงก์ไปยังกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่ถูกเรียกคืน
3. วลีในการติดต่อทางธุรกิจควรมีความชัดเจนแต่ไม่คุกคาม ไม่ผิดที่จะเตือนคุณว่าปัญหาสามารถแก้ไขได้อย่างสันติ
4. จดหมายไม่มีมาตรฐานจึงสามารถเขียนในรูปแบบอิสระได้

จะขอโทษอย่างถูกต้องในการติดต่อทางธุรกิจได้อย่างไร?

จดหมายขอโทษที่เขียนยากที่สุดฉบับหนึ่งคือจดหมายขอโทษ ซึ่งกำหนดให้คุณต้องขอโทษและรักษาหน้าบริษัทเอาไว้ นอกจากนี้ยังมีจุดมุ่งหมายเพื่อฟื้นฟูความสัมพันธ์ที่เสียหาย จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจบ่งบอกถึงลักษณะการขอโทษดังต่อไปนี้:

1. โครงสร้างของจดหมายประกอบด้วยการระบุผู้รับ เรื่องของข้อความ และข้อความ
2. คุณไม่จำเป็นต้องระบุนักแสดง เนื่องจากฝ่ายบริหารจะลงนามทุกอย่าง
3. วลีขอโทษในการติดต่อทางธุรกิจไม่ควรชัดเจน และหัวข้อของจดหมายไม่ควรเป็นกลางหรือไม่มีเลย
4. ผลที่ต้องทำให้สำเร็จคือการขอโทษอย่างจริงใจและข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นนั่นคือข้อบ่งชี้ถึงสาเหตุของสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์

กฎเกณฑ์การติดต่อทางธุรกิจทางอีเมล

กฎทั้งหมดที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ยังเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วย แต่ยังมีคุณสมบัติหลายประการ:

1. อีเมลที่ทำงานควรใช้สำหรับการติดต่ออย่างเป็นทางการเท่านั้น เนื่องจากจดหมายทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้บนเซิร์ฟเวอร์และบุคคลอื่นสามารถอ่านได้
2. การติดต่อทางอีเมลธุรกิจต้องใช้แบบอักษรที่อ่านได้ และควรเลือก Arial หรือ Times New Roman ขนาดของตัวอักษรควรมีขนาดปานกลาง ข้อความไม่ควรมี Caps Lock เครื่องหมายอัศเจรีย์ หรืออักขระพิเศษ คุณสามารถเน้นวลีบางวลีเป็นตัวเอียงหรือตัวหนาได้ แต่ใช้เฉพาะในกรณีที่จำเป็นจริงๆ เท่านั้น
3. เพื่อให้อ่านง่ายขึ้น ให้ใช้หัวข้อย่อย แต่โปรดจำไว้ว่าจำนวนไม่ควรมาก ดังนั้นจำนวนสูงสุดคือ 3-4 ชิ้น หนึ่งย่อหน้าไม่ควรยาวเกินสี่บรรทัด
4. จริยธรรมทางอีเมลธุรกิจไม่อนุญาตให้ช่องหัวเรื่องเว้นว่างไว้ เขียนสาระสำคัญของจดหมายที่นี่ ซึ่งควรมีความเฉพาะเจาะจง ให้ข้อมูล และกระชับ
5. คุณต้องใส่ลายเซ็นและข้อมูลการติดต่อของคุณในตอนท้าย และไม่ควรยาวเกินหกบรรทัด ใช้โครงสร้างต่อไปนี้: “ด้วยความเคารพ” ชื่อและนามสกุล ชื่อบริษัท หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล และที่อยู่เว็บไซต์
6. ในการติดต่อทางธุรกิจ ควรใช้เทมเพลตองค์กรในรูปแบบองค์กรของคุณ ด้วยเหตุนี้จึงเป็นไปได้ที่จะโดดเด่นจากผู้อื่นและในขณะเดียวกันก็ปฏิบัติตามกฎการติดต่อทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคืออย่าลืมว่าสามารถอ่านตัวอักษรได้ไม่เฉพาะบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ แต่ยังบนโทรศัพท์ด้วยดังนั้นเทมเพลตจะต้องได้รับการปรับให้เหมาะสมกับความละเอียดของหน้าจอที่แตกต่างกัน

หนังสือเกี่ยวกับการติดต่อทางธุรกิจ

เพื่อทำความเข้าใจความซับซ้อนทั้งหมดของการเขียนจดหมายธุรกิจคุณสามารถอ่านวรรณกรรมที่มีประโยชน์ได้ ผลงานต่อไปนี้ถือว่าดี:

1. « ศิลปะแห่งการเขียนเชิงธุรกิจ กฎหมาย เทคนิค เครื่องมือ» ส. คาเรปินา ผู้เขียนอธิบายว่ารูปแบบธุรกิจของการติดต่อทางจดหมายคืออะไรและจะออกอย่างไรอย่างเหมาะสม ประเภทต่างๆจดหมายและรายงาน
2. « จดหมายโต้ตอบทางอีเมลธุรกิจ กฎห้าข้อสู่ความสำเร็จ- ผู้เขียนอธิบายรูปแบบการติดต่อทางธุรกิจและนำเสนอเครื่องมือที่ช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น ที่นี่คุณจะพบ เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์และลูกเล่น

การติดต่อทางธุรกิจมีบทบาทสำคัญในกลุ่มสารคดีของสถาบันต่างๆ การเชื่อมโยงกับองค์กรภายนอกถือเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่จำเป็นในการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ การโต้ตอบใช้เวลาประมาณ 80% ของเอกสารขาเข้าและขาออก

ประเภทของการติดต่อทางธุรกิจและชื่อ (จดหมาย โทรเลข โทรสาร โทรสาร ข้อความโทรศัพท์) ถูกกำหนดโดยวิธีการส่งข้อมูลทางธุรกิจซึ่งแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก: การสื่อสารทางไปรษณีย์และการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

การติดต่อทางจดหมายนั้นแตกต่างกันไปตามประเภทต่างๆ: จากจดหมายและโทรเลขที่มีลักษณะเป็นบรรทัดฐาน หน่วยงานภาครัฐก่อนการอุทธรณ์ของประชาชนและการสมัครมาตรฐาน เนื้อหาของการติดต่ออาจเป็นคำขอ การแจ้งเตือน ข้อตกลง การเรียกร้อง ข้อตกลง การแจ้งเตือน ความต้องการ การชี้แจง การยืนยัน คำขอ คำแนะนำ การรับประกัน ฯลฯ

เมื่อดำเนินการโต้ตอบต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

• จดหมายถูกวาดขึ้นในรูปแบบพิเศษ - หัวจดหมายและลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ของเขาภายใต้กรอบความสามารถที่มอบให้เขา
• ตัวอักษรจะต้องเขียนอย่างถูกต้อง แม่นยำ โดยไม่มีจุดบกพร่องหรือการแก้ไขใดๆ
• ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นเช่นไร จดหมายจะต้องนำเสนอด้วยภาษาธุรกิจอย่างเป็นทางการที่สงบ สม่ำเสมอ มีข้อโต้แย้งที่เพียงพอ ถูกต้อง ครบถ้วนและชัดเจนในลักษณะ ความกระชับ และความสม่ำเสมอในการนำเสนอ
• มีข้อมูลที่เป็นรูปธรรมเกี่ยวกับเหตุการณ์และข้อเท็จจริงที่นำเสนอ และหากจำเป็น ก็มีคำอธิบายและเนื้อหาเสริม

การแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่านทางจดหมายควรใช้เฉพาะในกรณีที่การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นด้วยวิธีอื่นยากหรือเป็นไปไม่ได้ (การสนทนาทางโทรศัพท์ การประชุมส่วนตัว ฯลฯ)

จดหมายธุรกิจเป็นข้อมูลและเอกสารอ้างอิงเมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง จะมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายทันทีที่กรอกรายละเอียดและลงนามในเอกสารโดยเจ้าหน้าที่

สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (มาตรา 5 กฎหมายของรัฐบาลกลาง“เกี่ยวกับข้อมูล สารสนเทศ และการคุ้มครองข้อมูล”):

• เอกสารที่ได้รับจากระบบข้อมูลอัตโนมัติได้รับผลทางกฎหมายหลังจากลงนามโดยเจ้าหน้าที่ในลักษณะที่กำหนดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย
• อำนาจทางกฎหมายของเอกสารที่จัดเก็บ ประมวลผล และส่งโดยใช้ข้อมูลอัตโนมัติและระบบโทรคมนาคมสามารถยืนยันได้ด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์
• อำนาจทางกฎหมายของลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการยอมรับหากระบบข้อมูลอัตโนมัติมีซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่รับรองการระบุลายเซ็น และหากปฏิบัติตามระบอบการปกครองที่กำหนดไว้สำหรับการใช้งาน

รายละเอียดจดหมายธุรกิจประกอบด้วย:

• สัญลักษณ์ประจำรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย
• แขนเสื้อของนิติบุคคลที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย
• ตราสัญลักษณ์หรือเครื่องหมายการค้าขององค์กร (เครื่องหมายบริการ);
• ชื่อองค์กร
• ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร
• วันที่เอกสาร
• หมายเลขทะเบียนเอกสาร
• อ้างอิงถึงหมายเลขทะเบียนและวันที่ของเอกสาร
• ปลายทาง;
• ชื่อเรื่องของข้อความ;
• ข้อความเอกสาร
• ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน
• ลายเซ็น;
• ประทับตรา;
• ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับนักแสดง
• หมายเหตุเกี่ยวกับการดำเนินการของเอกสารและการส่งไปยังไฟล์

จดหมายถูกวาดขึ้นเป็นสองชุด - ฉบับแรกจัดทำในแบบฟอร์ม (กระดาษเปล่า) และส่งไปยังผู้รับและฉบับที่สองถูกส่งไปยังไฟล์

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจจะแสดงด้วยตัวอักษรเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เนื่องจากมีความหลากหลาย เอกสารประเภทนี้จึงฟรีและมีมาตรฐานน้อยที่สุดภายใต้ข้อกำหนดเดียวกันต่อไปนี้ กล่าวคือ จดหมายจะต้องมีความชัดเจน ความเรียบง่ายในการนำเสนอ ความครบถ้วนของข้อมูล น้ำเสียงในการนำเสนอที่ให้ความเคารพ (ข้อกำหนดด้านมารยาททางธุรกิจ) การรู้หนังสือ

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจอย่างเป็นทางการแบ่งออกเป็นหัวข้อธุรกิจ (จดหมายธุรกิจ) และเชิงพาณิชย์ (จดหมายพาณิชย์) การโต้ตอบด้วยความช่วยเหลือของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ กฎหมาย การค้าและรูปแบบอื่น ๆ ที่เป็นทางการเรียกว่าการติดต่อทางธุรกิจ จดหมายที่จัดทำขึ้นระหว่างการสรุปและดำเนินธุรกรรมเชิงพาณิชย์เกี่ยวกับปัญหาการขายและการจัดหาซึ่งมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบทางการค้า (เช่น จดหมายร้องขอ จดหมายเตือน (ข้อเสนอ) จดหมายเรียกร้องและการตอบกลับ ถึงพวกเขา) ขึ้นอยู่กับฟังก์ชันการทำงาน ตัวอักษรสามารถแบ่งออกเป็นแบบที่ต้องการและแบบที่ไม่ต้องการการตอบกลับ

*จดหมายระบุว่าเป็นไปตามที่ตกลงมาไม่จำเป็นต้องมีการตอบกลับ

ขึ้นอยู่กับผู้รับ จดหมายจะถูกแบ่งออกเป็นแบบปกติและแบบวงกลม (ส่งจากองค์กรหนึ่งไปยังที่อยู่หลายแห่ง

ตามคุณสมบัติการเรียบเรียงตัวอักษรจะแบ่งออกเป็นด้านเดียว (เฉพาะสำหรับการแก้ปัญหาเดียว) และหลายด้านโดยพิจารณาจากหลายประเด็น

*โดยปกติจะประกอบด้วยส่วน ส่วนย่อย ย่อหน้า ย่อหน้าย่อย ประกอบด้วยคำร้องขอ คำขอโทษ และการค้ำประกัน
**อ้างอิงถึงจดหมายมารยาท

จดหมายบริการ (ธุรกิจ)- ชื่อทั่วไปสำหรับเอกสารที่มีเนื้อหาต่าง ๆ โดยแยกความแตกต่างจากวิธีการส่งข้อความพิเศษ - ส่งทางไปรษณีย์

ตัวอักษรถูกวาดในรูปแบบพิเศษ A4 หรือ A5 ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อความตัวอักษร รายละเอียดที่จำเป็นของจดหมายคือ: ชื่อขององค์กร - ผู้เขียน, รายละเอียดทางไปรษณีย์ขององค์กร - ผู้เขียน, วันที่, หมายเลขเอกสาร, ลิงก์ไปยังวันที่และหมายเลขของเอกสารขาเข้า, ผู้รับ, ชื่อข้อความ, ลายเซ็น, หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดงในการครอบคลุมจดหมาย - หมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของไฟล์แนบ

ด้วยเหตุผลหลายประการ ขอแนะนำให้ร่างข้อความจดหมายธุรกิจตามแผน ในกรณีที่ขาดประสบการณ์และส่วนเกิน อารมณ์เชิงลบ(เช่น ในสถานการณ์ขัดแย้ง) สิ่งนี้จะช่วยให้ระบุคำถามได้อย่างถูกต้อง

วิธีหนึ่งในการสร้างแผนข้อความคือการทำงานตามลำดับต่อไปนี้:

1. รวบรวมฐานข้อมูลข้อเท็จจริง - เอกสาร ภาพประกอบ ตัวชี้วัดทางสถิติและตัวบ่งชี้อื่น ๆ ในหัวข้อของข้อความ
2. จัดทำข้อสรุปตามฐานข้อมูล
3. โดยใช้ผลการวิจัยเป็นพิมพ์เขียวในการเขียนข้อความ

ข้อความในจดหมายต้องมีเหตุผล สอดคล้อง น่าเชื่อถือ และอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง ข้อเท็จจริงและเหตุการณ์ต้องนำเสนออย่างเป็นกลาง กระชับ และชัดเจน ข้อความในจดหมายไม่ควรมีการตีความที่แตกต่างกัน

การใช้ข้อความมาตรฐานและข้อความลายฉลุช่วยลดความยุ่งยากในการติดต่อทางธุรกิจ

ข้อความในจดหมายอาจเรียบง่ายหรือซับซ้อนก็ได้ ขึ้นอยู่กับประเภทของตัวอักษรและเนื้อหา ตัวอักษรธรรมดาประกอบด้วยหนึ่งหรือสองส่วน: บทนำและบทสรุป ตัวอักษรที่ซับซ้อนเชิงองค์ประกอบประกอบด้วยคำนำ ส่วนหลัก (หลักฐาน) และบทสรุป

บทนำให้เหตุผลของคำถาม เหตุผลของคำถาม หรือคำถาม ประวัติโดยย่อ- หากเหตุผลในการเขียนจดหมายเป็นเอกสารใด ๆ จะมีการระบุลิงก์ไปยังจดหมายนั้น

ส่วนหลัก (หลักฐาน) กำหนดสาระสำคัญของปัญหาและให้หลักฐานหรือการโต้แย้ง ส่วนหลักจะต้องน่าเชื่อถือเพื่อไม่ให้มีข้อสงสัยเกี่ยวกับความถูกต้องและความถูกต้องของแนวทางแก้ไขที่เสนอ

โดยสรุป วัตถุประสงค์หลักของจดหมายระบุไว้

ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมาย สิ่งที่ผู้เขียนต้องการเน้นความสนใจ มีการใช้แผนการก่อสร้างอื่น ๆ ซึ่งอาจขาดองค์ประกอบอย่างใดอย่างหนึ่งหรือลำดับการจัดเรียงอาจแตกต่างกัน

ข้อความของจดหมายเขียนด้วยอักษรตัวแรกเป็นพหูพจน์ (เราถามเราส่ง)

เพื่อให้การประมวลผลตัวอักษรง่ายขึ้นและเร่งการดำเนินการ ไม่แนะนำให้พิจารณาประเด็นที่แตกต่างกันตั้งแต่สองประเด็นขึ้นไปในจดหมายฉบับเดียว ความยาวของจดหมายไม่ควรเกินสองหน้า ในกรณีพิเศษ อนุญาตให้ใช้ตัวอักษรพิมพ์ดีดได้ไม่เกินห้าหน้า

จดหมายที่วาดในรูปแบบ A4 จะต้องมีชื่อเรื่องของข้อความซึ่งสร้างขึ้นตามรูปแบบ "เกี่ยวกับอะไร" เช่น:
“การละเมิดข้อผูกพันตามสัญญา”
“เรื่องการให้ความช่วยเหลือด้านวิทยาศาสตร์และวิชาการ”

หากจดหมายเป็นการตอบกลับ แบบฟอร์มจดหมายจะระบุหมายเลขและวันที่ของจดหมายที่จะตอบกลับ

หากจดหมายจ่าหน้าถึงที่อยู่มากกว่าสี่แห่ง ผู้รับเหมาจะรวบรวมรายชื่อผู้รับจดหมาย

จดหมายได้รับการรับรองโดยหัวหน้าหน่วยที่เตรียมจดหมายและหากจำเป็นโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างที่สนใจรวมถึงรองหัวหน้าขององค์กร - ภัณฑารักษ์ของทิศทางที่เกี่ยวข้องหากจดหมายจะเป็น ลงนามโดยหัวหน้าองค์กร จดหมายได้รับการรับรองในสำเนาที่สองซึ่งยังคงอยู่ในเอกสารสำคัญขององค์กรเพื่อการจัดเก็บ

จดหมายลงนามโดยหัวหน้าองค์กร เจ้าหน้าที่ของเขาในความสามารถที่มอบให้เขา เช่นเดียวกับหัวหน้าแผนกโครงสร้างอิสระ หากพวกเขาได้รับสิทธิ์นี้