ก่อนอื่นเลย เพราะว่า... “งานใหม่ทุกงานประการแรกคือการพัฒนาประสบการณ์ใหม่แม้ว่าบางครั้งฟังก์ชั่นจะคล้ายกันก็ตาม”

Inna Igolkina โค้ชธุรกิจ www.timesaver.ru

คุณคิดว่าใครเป็นคนมีระเบียบและมีประสิทธิภาพ

— บุคคลที่เป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพคือบุคคลที่จัดการทำสิ่งสำคัญทั้งหมดได้ตรงเวลา บ่อยครั้งผู้คนสับสนระหว่างแนวคิดเรื่อง "ประสิทธิภาพ" กับแนวคิดเรื่อง "ความเร็ว" คุณสามารถหลีกเลี่ยงการวิ่งหัวทิ่มไปรอบๆ สำนักงานได้ แต่ในขณะเดียวกันก็มีประสิทธิภาพด้วย ตัวอย่างเช่น หากเลขานุการนำกาแฟหนึ่งแก้วมาให้แขกคนสำคัญ ก็จะต้องกระทำอย่างระมัดระวังและสง่างาม ประสิทธิภาพคือผลลัพธ์หารด้วยต้นทุน ดังนั้นในแต่ละธุรกิจขอแนะนำให้ทำความเข้าใจว่าประสิทธิภาพนี้ประกอบด้วยอะไร กำหนดระดับคุณภาพขั้นต่ำที่ต้องการและรักษาไว้อย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น หากบริษัทมีมาตรฐานว่าผู้โทรทุกคนจะได้รับสายภายในสามสาย เป็นเรื่องง่ายที่จะตรวจสอบว่าได้ปฏิบัติตามกฎนี้หรือไม่ ผู้ชายที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่ปฏิบัติตามกฎเท่านั้น แต่ยังกำหนดและสร้างมาตรฐานให้กับตนเอง และยังช่วยให้ผู้อื่นทำเช่นนี้อีกด้วย

อะไรที่เป็นส่วนตัวและ คุณสมบัติทางธุรกิจเลขานุการ (ผู้ช่วยผู้จัดการ) ขาดอะไร และเหลืออะไรบ้าง?

— ผู้ช่วยผู้จัดการชั้นหนึ่งทุกคนมีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน นั่นคือพวกเขาเป็นมืออาชีพอย่างแท้จริงในสาขาของตน สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไร? พวกเขาแก้ปัญหาได้เกือบทุกปัญหา รวมถึงปัญหาที่คนทั่วไปมองว่าไม่สามารถแก้ไขได้ด้วย เลขานุการบางคนขาดความสามารถในการค้นหา ภาษาทั่วไปกับผู้นำที่ยากลำบาก: นิ่งเงียบต่อเวลา “รอพายุ” ใจเย็น ๆ บางครั้งก็แค่รินชาหรือกาแฟสักแก้วในช่วงเวลาที่เหมาะสม

ด้วยเหตุผลบางประการ เลขานุการประมาณ 20% รู้สึกเขินอายกับเรื่องเดิมๆ เช่น การนำชาหรือกาแฟมา บางคนถือว่ามันอยู่ภายใต้ศักดิ์ศรีของพวกเขา โดยปกติสิ่งนี้จะรบกวนการทำงานอย่างมาก เนื่องจากความภาคภูมิใจไม่ค่อยนำไปสู่ความสำเร็จ โดยเฉพาะในอาชีพที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารกับผู้คนอย่างต่อเนื่อง บางครั้งทักษะในการสื่อสารกลายเป็น "อุปสรรค์" - หากพัฒนาเกินไปก็อาจเป็นเรื่องยากสำหรับเด็กผู้หญิงที่จะหยุดพูด (เด็กผู้หญิงทำงานในอาชีพนี้บ่อยกว่าเด็กผู้ชาย) ทักษะการสื่อสารที่ไม่เพียงพอมักเข้ากันไม่ได้กับอาชีพนี้ แต่บางครั้งก็เกิดขึ้นเช่นกัน

คุณสมบัติที่จำเป็นที่สุดสำหรับผู้ช่วยผู้จัดการคือความสามารถในการยืนกรานด้วยตนเองเพื่อบังคับให้พนักงานปฏิบัติตามคำแนะนำของเจ้านายแม้ว่าพนักงานจะไม่ต้องการทำเช่นนี้และพยายามเปลี่ยนงานไปให้ผู้ช่วยเองก็ตาม

บางครั้งความปรารถนาที่จะช่วยเหลือก็มีมากมาย ผู้ช่วยผู้จัดการจะต้องกำหนดขอบเขตระหว่างตนเอง ความสนใจ และผู้อื่นอยู่เสมอ หากไม่ทำสิ่งนี้ เมื่อเวลาผ่านไปขอบเขตเหล่านี้ก็จะถูกลบออกไปโดยสิ้นเชิง (และเลขานุการก็ไม่มีชีวิตส่วนตัวเหลืออยู่ ไม่มีโอกาสได้พักผ่อนและพักฟื้น) หรือไปไกลเกินกว่าที่พึงปรารถนา (ความสัมพันธ์เกิดขึ้นที่นอกเหนือไปจากการทำงาน) แม้แต่คุณภาพที่เรียบง่ายและเป็นบวกเช่นความเห็นอกเห็นใจก็สามารถนำไปสู่ความจริงที่ว่าลูกสมุนบางคนจะวางสายโทรศัพท์เป็นเวลาหลายชั่วโมงและบ่นเกี่ยวกับชีวิตของเขาหากเขามีโอกาสขอผลประโยชน์ทางวัตถุจากองค์กรโดยสละเวลาที่จำเป็น ทำงานอื่น

เคล็ดลับในการสร้างความสัมพันธ์กับหัวหน้างานและเพื่อนร่วมงานโดยตรง สิ่งที่คุณไม่ควรทำไม่ว่าในกรณีใด ๆ ?

— ทรัพย์สินหลักของผู้ช่วยผู้จัดการคือความไว้วางใจจากผู้บังคับบัญชาทันที บางครั้งผู้ช่วยผู้บริหารต้องตัดสินใจเลือกสิ่งที่ยาก: ผู้ช่วยมีความภักดีต่อใครมากกว่า - ต่อบริษัทหรือต่อบุคคลนั้นโดยตรง เป็นที่พึงประสงค์ว่าความสัมพันธ์กับผู้จัดการนั้นสร้างขึ้นจากความไว้วางใจซึ่งกันและกันและโอกาสในการถามคำถามหากจำเป็น ความไว้ใจไม่ได้เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ คุณต้องพิสูจน์ทุกวันว่าคุณมีค่าควร จากนั้นขอบเขตความรับผิดชอบของคุณจะค่อยๆขยายออกไป

ผู้ช่วยผู้จัดการ (เลขานุการ, ผู้ช่วย) มักจะมีข้อมูลจำนวนมาก ในด้านหนึ่งข้อมูลนี้จะต้องถูกส่งในปริมาณมาก (นี่คือความหมายของงาน) ในทางกลับกัน ข้อมูลบางส่วนจะต้องถูกเก็บเป็นความลับ พนักงานมักจะรู้ว่าเป็นผู้ช่วยผู้จัดการที่ "เข้าถึงร่างกายได้" ดังนั้นพวกเขาจึงพยายามบิดเบือนผู้ช่วยผู้จัดการ โดยขอให้พวกเขาลงนามในเอกสารในเวลาแปลก ๆ ให้เปิดเผยข้อมูลบางอย่างที่ไม่ควรเปิดเผย เป็นต้น

ไม่ว่าในสถานการณ์ใดก็ตามผู้ช่วยผู้จัดการไม่ควรกระทำการใดๆ ที่จะบ่อนทำลายความมั่นใจของผู้จัดการในตัวเขา ทุกสิ่งทุกอย่างอาจจะได้รับการอภัย แต่ถ้าเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ ทางออกเดียวคือการเลิกจ้าง หรือการฟื้นฟูความไว้วางใจแต่นี่เป็นกระบวนการที่ยากและยาวนานมาก อีกสิ่งหนึ่งที่คุณไม่ควรทำคือละเมิดผลประโยชน์ของบริษัทที่คุณทำงานให้ บางครั้งสิ่งนี้เกิดขึ้นเพราะความไร้ความคิดไม่สามารถคาดการณ์ทุกสิ่งได้ ผลที่ตามมาที่เป็นไปได้เป็นเรื่องที่ดูเหมือนง่าย

สำหรับเพื่อนร่วมงาน ในแง่หนึ่ง ความสัมพันธ์ที่ดีกับพวกเขาเป็นเรื่องที่พึงประสงค์ (ทำให้งานง่ายขึ้นและสนุกสนานยิ่งขึ้น) ในทางกลับกัน ไม่ควรอนุญาตให้มีความคุ้นเคย ผู้ช่วยผู้จัดการมักจะอยู่ห่างจากคนอื่นๆ ในทีมเล็กน้อย เพราะก่อนอื่นเขาจะช่วยเหลือผู้จัดการด้วยตัวเอง และต่อจากนั้นคนอื่นๆ เท่านั้น เท่าที่จะเป็นไปได้ สิ่งนี้จะสร้างระยะห่างที่แน่นอนซึ่งคุณจะต้องสามารถรักษาไว้ได้

จะรายงานปัญหาต่อเจ้านายได้อย่างไร (ในเวลาใด, ด้วยตนเอง, ทางโทรศัพท์, เป็นลายลักษณ์อักษร ฯลฯ และใครควรรายงาน)? อะไรที่ทำให้ผู้จัดการหงุดหงิดมากที่สุด?

— หากปัญหาเป็นเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ วิธีที่ดีที่สุดคือรายงานด้วยตนเองโดยเร็วที่สุด หากปัญหาสามารถแก้ไขได้โดยไม่ต้องมีส่วนร่วมโดยตรงจากผู้จัดการ ก็แนะนำให้ทำเช่นนั้น สิ่งที่ทำให้ผู้จัดการหงุดหงิดที่สุดคือการที่เลขานุการตื่นตระหนกกับปัญหาเล็กๆ น้อยๆ บางอย่าง ตามหลักการแล้ว ขอแนะนำให้รายงานปัญหาที่ได้รับการแก้ไขแล้ว (เว้นแต่ว่าปัญหาจะไปถึงระดับที่การแทรกแซงของผู้จัดการเองเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้) ผู้จัดการยังรู้สึกรำคาญเมื่อพนักงานคนหนึ่งเริ่มจัดการเรื่องต่างๆ กันเองแทนที่จะทำงาน โยนความผิดไปที่คนอื่น เป็นต้น ตามหลักการแล้ว คำแนะนำที่ผู้จัดการให้ไว้ควรดำเนินการอย่างชัดเจนและตรงเวลา หากไม่เกิดขึ้น จะต้องเลือกแบบฟอร์มที่จะรายงานปัญหาตามสถานการณ์ หากไม่มีผู้จัดการอยู่และมีคำถามเร่งด่วน ผู้จัดการจะได้รับแจ้งเรื่องนี้ทางโทรศัพท์ โดยปกติแล้วข้อความจะถูกทำซ้ำเป็นลายลักษณ์อักษร - ตัวอย่างเช่น ทางอีเมล (เพื่อให้สามารถหยิบและตรวจสอบจดหมายนี้ในภายหลัง หากจำเป็น) หากมีผู้รับผิดชอบงานด้านนี้บุคคลนี้สามารถรายงานปัญหาไปยังเจ้านายได้โดยตรง แต่ผู้จัดการบางคนต้องการให้การสื่อสารผ่านเลขานุการทำให้สามารถเลื่อนคำตอบและคนอื่น ๆ ได้

สิ่งใดที่ควรนำไป “นอกจอ” ในการสื่อสารกับหัวหน้า (อารมณ์ ท่าทาง น้ำเสียงบางส่วน+)

— ตามหลักการแล้ว ผู้ช่วยผู้จัดการคือบุคคลที่คิดบวก กระตือรือร้น พักผ่อนได้ดี อดทนต่อความเครียด ฯลฯ อยู่เสมอ อย่างไรก็ตาม ในความเป็นจริงแล้ว คนประเภทนี้ไม่มีอยู่จริง ดังนั้นหากมีสิ่งใดทำให้คุณโกรธ ไม่แนะนำให้แสดงต่อสาธารณะ มีเทคนิคการจัดการความเครียดแบบพิเศษที่แนะนำให้เรียนรู้

งานของผู้จัดการมักจะค่อนข้างเครียดอยู่แล้ว และบ่อยครั้งที่เขาไม่ต้องการได้ยินเรื่องการทะเลาะวิวาทระหว่างพนักงานแต่ละคน ผู้จัดการส่วนใหญ่ไม่ชอบเวลาที่เลขานุการร้องไห้หรือแก้ตัว เป็นการดีกว่าที่จะยืนเงียบๆ โดยไม่แสดงท่าทางหรือการเคลื่อนไหวใดๆ

การสนทนาแยกต่างหากเกี่ยวกับน้ำเสียง ในภาษารัสเซีย พวกเขาสามารถเปลี่ยนความหมายของสิ่งที่คุณต้องการพูดได้อย่างสมบูรณ์ ดังนั้น หากคุณต้องการรายงานบางสิ่งที่สำคัญและไม่พึงประสงค์อย่างยิ่ง หากเป็นไปได้ ควรฝึกฝนก่อน คุณยังสามารถบันทึกวิดีโอของตัวเองและดูสิ่งที่เกิดขึ้นที่บ้านกับคนที่บ้านได้อีกด้วย ฝึกฝนการแสดงออกทางสีหน้า ท่าทาง และเสียงของคุณ สิ่งนี้ช่วยให้เป็นมืออาชีพได้อย่างแท้จริง

คุณจะสร้างผู้นำประเภทใด? แล้วเลขานุการล่ะ? กิจกรรมประเภทนี้มีข้อห้ามสำหรับใคร?

— มีผู้นำหลายประเภท

1. ประการแรก (อุดมคติ) โชคดีบางครั้งเกิดตามธรรมชาติแต่ไม่บ่อยเท่าที่เลขานุการต้องการ ผู้จัดการในอุดมคติมักจะให้งานอย่างชัดเจน ติดตามการปฏิบัติด้วยตนเอง ไม่ดุถ้าเลขานุการล้มเหลวในการจัดการกับบางสิ่งบางอย่าง พร้อมที่จะส่งผู้ช่วยของเขาไปฝึกอบรมขั้นสูงหากเขารู้สึกว่าจำเป็น และเพิ่มเงินเดือนเป็นระยะ ๆ เป็นเจ้าของ. บางครั้งเขาก็ชมเชยด้วยซ้ำ

2.ผู้นำธรรมดา มีข้อบกพร่องอยู่บ้าง (ซึ่งปกติสามารถให้อภัยได้) เขาและผู้ช่วยมักจะซ่อนข้อบกพร่องเหล่านี้ไม่ให้พนักงานคนอื่นเห็น ตัวอย่างเช่น เขาอาจมีอารมณ์อ่อนไหวหรือในทางกลับกัน บางครั้งเขาอารมณ์เสียและกรีดร้อง และส่วนที่เหลือเขาก็ประพฤติตัวตามปกติ สามารถนัดหมายกับลูกค้าคนสำคัญแล้วลืมได้เลย บางครั้งเขาก็ต้องการสิ่งที่เป็นไปไม่ได้จากผู้ช่วยของเขา

3. ผู้นำเป็นคนทรราช นี่คือสิ่งที่ตรงกันข้ามกับผู้นำในอุดมคติ การทำงานร่วมกับผู้นำเผด็จการเป็นเรื่องยาก แต่ผู้ช่วยบางคนก็ชอบสิ่งนี้มาก แม้ว่าจะไม่สะดวกก็ตาม

ประเภทของเลขานุการและผู้ช่วยผู้บริหาร

1. ผู้ช่วยผู้บริหารในอุดมคติ จำทุกสิ่งที่ได้รับมอบหมายให้เขาเสมอ ไม่ว่าในสถานการณ์ใดก็ตาม เขาจะพบทางออก แม้ว่าจะไม่มีใครเชื่อว่าทางออกนี้มีอยู่ก็ตาม แก้ไขปัญหาใดๆ แม้แต่กรณีที่ซับซ้อนที่สุด ไม่ค่อยพบในธรรมชาติ

2. เลขานุการที่มีความต้องการพิเศษ มีคุณลักษณะบางอย่างที่อาจไม่สามารถเข้าใจได้สำหรับพนักงานคนอื่น ๆ แต่ผู้จัดการ "เมินเฉย" โดยปกติแล้ว นี่คือผู้เชี่ยวชาญที่มีส่วนร่วมในกิจกรรมทางวิชาชีพแคบๆ เช่น การวิเคราะห์หรือการจัดงานส่วนตัวของผู้จัดการ

3. ผู้ช่วย “ไร้ประโยชน์” คนประเภทนี้มักจะไม่อยู่ในที่ทำงานนานนัก พวกเขาต่างกันตรงที่พวกเขาทำงานด้วยคุณภาพไม่เพียงพอ และไม่รู้วิธีสร้างการติดต่อระยะยาวกับผู้จัดการ (หรือกับทีม หรือทั้งสองอย่าง)

ระหว่างผู้นำและผู้ช่วยทั้งสามประเภทนี้ สามารถอธิบายประเภท "ระดับกลาง" ได้หลายประเภท ผู้นำมักเป็นคนที่พร้อมจะรับผิดชอบมากขึ้น หากไม่เป็นเช่นนั้น ก็เป็นการดีกว่าที่จะไม่เป็นเจ้านายหรือเจ้าของธุรกิจ แต่ควรยังคงเป็นพนักงานต่อไป

ผู้ช่วยหรือเลขานุการมักเป็นคนที่ชอบสื่อสารกับผู้คน (นี่เป็นหนึ่งในข้อกำหนดหลักสำหรับผู้สมัคร) หากความคิดเรื่องการสื่อสารไม่เป็นที่พอใจ ก็ควรหางานอื่นแทน เช่น งานที่เกี่ยวข้องกับเครื่องจักร กลไก หรือการประมวลผลข้อมูล การทำงานเป็นผู้ช่วยนั้นมีข้อห้ามสำหรับผู้ที่ไม่จำเป็นและเหม่อลอย นอกจากนี้ยังกำหนดข้อจำกัดและภาระผูกพันเฉพาะหลายประการ เช่น ดูแลภาพลักษณ์และมารยาท ติดต่อตามเวลาที่ตกลงในสัญญา (บางทีก็ตลอด 24 ชม.) เป็นต้น คนที่ต้องการความสุขสบายในครอบครัวมักไม่ได้รวมงานกับบ้านเข้าด้วยกันเสมอไปในบางครั้ง ผู้จัดการอย่างแท้จริง เลขานุการอิจฉาผู้ชายคนอื่น ๆ บางครั้งก็ไม่มีเวลาเหลือในการจัดการชีวิตส่วนตัวของเขาทุกอย่างถูกใช้ไปกับการทำงาน

เลขานุการควรปฏิบัติตามกฎอะไรบ้างเมื่อจัดวันทำงานของเขา? จะแยกแยะหลักจากรองได้อย่างไร? ด่วนจากเรื่องสำคัญ?

— ประการแรก เลขานุการมีหน้าที่รับฟังความคิดเห็นของหัวหน้างาน การพยายาม "เดา" มักจะนำไปสู่ข้อผิดพลาด สร้างสามรายการ: บุคคลที่ผู้จัดการสามารถเชื่อมต่อด้วยได้ตลอดเวลา ผู้ที่คุณไม่ควรเชื่อมต่อด้วย และคนอื่นๆ ในขณะที่คุณทำงาน ให้ศึกษานิสัยทั้งหมดของผู้จัดการ วิธีที่เขาตัดสินใจในกรณีนี้หรือกรณีนั้น จากนั้นคุณจะถามคำถามที่ไม่จำเป็นน้อยลงซึ่งทำให้ผู้จัดการหงุดหงิด

กฎหลักสำหรับผู้ช่วยที่ดีคือ “ผู้จัดการถูกต้องเสมอ” ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น จงจำสิ่งนี้ไว้ อย่าพยายามโต้เถียงกับผู้จัดการ (ผู้ช่วยบางคนสามารถจ่ายได้ แต่ไม่ควรเป็นการโต้แย้ง แต่เป็นการป้องกันตำแหน่งของคุณอย่างสมเหตุสมผล และต่อเมื่อคุณแน่ใจว่าจำเป็นต้องทำสิ่งนี้เท่านั้น) สิ่งที่ผู้จัดการมอบหมายให้ถือเป็นลำดับความสำคัญอันดับ 1 เสมอตามค่าเริ่มต้น หากมีลำดับความสำคัญดังกล่าวมาก ให้ประเมินความเสียหายที่จะเกิดขึ้นจากการมาทำงานนี้หรืองานนั้นล่าช้า และจะได้รับประโยชน์อะไรบ้าง หากคุณไม่สามารถเข้าใจได้ด้วยตัวเอง ให้ปรึกษากับหัวหน้างานของคุณ หากเป็นไปได้

เร่งด่วนคือสิ่งที่ต้องทำตอนนี้ หากมีงานดังกล่าวจำนวนมากและคุณไม่มีเวลา ให้ลองแบ่งปันงานกับพนักงานคนอื่นๆ (ถ้าเป็นไปได้) โดยทั่วไปแล้วในวัฒนธรรมของเรา ผู้คนให้ความสำคัญกับความเร่งด่วนเสมอ คุณไม่สามารถบังคับให้ใครบางคนนั่งในห้องประชุมเป็นเวลาหลายชั่วโมงเพื่อรอการนัดหมายได้ สิ่งสำคัญคือสิ่งที่ให้ผลลัพธ์ที่แท้จริง ผู้ช่วยผู้จัดการไม่สามารถปฏิเสธเจ้านายได้ แต่ต้องสามารถปฏิเสธผู้ใต้บังคับบัญชาได้ ไม่เช่นนั้น ผู้ช่วยผู้จัดการไม่เพียงแต่ทำงานเพื่อผู้อื่นเท่านั้น แต่ยังลดภาพลักษณ์ของผู้จัดการด้วย

ปฏิบัติตนอย่างไรในสถานการณ์ฉุกเฉิน? อะไรจะช่วยให้คุณรับมือกับความเครียดได้?

— ในสถานการณ์ฉุกเฉิน หากเป็นไปได้ ก่อนที่จะรีบ “ดับไฟ” ให้ใช้เวลาสักครู่หรือสองนาทีเพื่อจดทุกสิ่งที่ต้องทำ

ก่อนอื่น คุณต้องทำสิ่งที่สำคัญที่สุดหรือสิ่งที่ทำให้การกระทำของผู้อื่นช้าลง (โดยเฉพาะถ้าสิ่งเหล่านี้สั้น) พยายามหลีกเลี่ยงสถานการณ์ "บูมเมอแรง" - เมื่อคุณเลื่อนเวลาออกไป แทนที่จะแก้ไขปัญหาบางอย่างใน 2 นาที แล้วเสียเวลา 10 นาทีในการสื่อสารกับพนักงานบางคนที่สนใจสถานะของงานที่ได้รับมอบหมายอย่างต่อเนื่อง หากเป็นไปได้ ให้ขอความช่วยเหลือจากพนักงานคนอื่น เทคนิคโยคะและการหายใจซึ่งมีอยู่ในวรรณกรรมเฉพาะทางช่วยรับมือกับความเครียด

ผู้หญิงส่วนใหญ่เป็นสัตว์ที่มีอารมณ์ความรู้สึกมาก วิธีการเรียนรู้ที่จะจัดการอารมณ์ของคุณเอง?

— อารมณ์ไม่สามารถ "ขับเคลื่อนลึก" เป็นเวลานานได้ มิฉะนั้นพวกเขาจะ "หลุดพ้น" ในภายหลัง - เช่นที่บ้าน ก่อนอื่น คุณไม่สามารถยอมรับทุกสิ่งที่คุณพูดตามตัวอักษรได้ ผู้บังคับบัญชาบางคน "เอามันออกไป" กับลูกน้องในช่วงต้นสัปดาห์ จากนั้นทุกอย่างก็เรียบร้อยและสงบไปตลอดทั้งสัปดาห์ หากคุณสังเกตเห็นรูปแบบใดๆ ที่เกิดขึ้นในสถานการณ์เชิงลบ ให้พัฒนายุทธวิธีว่าจะทำอย่างไรหากเกิดขึ้น สังเกตพนักงานคนอื่นๆ ว่าพวกเขาทำอะไร อะไรได้ผล และอะไรไม่ได้ผล สังเกตว่าความคิดใดเข้ามาในใจคุณ หากคุณสังเกตเห็นว่าความคิดเหล่านั้นเป็นแง่ลบ ให้จดบันทึกไว้และลองนึกถึงสิ่งที่จะแทนที่ด้วยเวลาว่างตามอัธยาศัย บันทึกความคิดเชิงบวก (คำยืนยัน) ลงในเครื่องบันทึกเสียงหรือเครื่องบันทึกเทป และฟังเป็นระยะๆ จนกว่าคุณจะคุ้นเคยกับการคิดที่ไม่เหมือนเดิมแต่ในรูปแบบใหม่ หากทำอย่างอื่นไม่ได้ผล คุณสามารถไปเข้าห้องน้ำ ร้องไห้ที่นั่น ดื่มวาเลอเรียนแล้วกลับไปที่บ้านของคุณ ที่ทำงานแต่นี่เป็นตัวเลือกที่แย่ที่สุด ควรเรียนรู้วิธีรับมือกับความเครียดจะดีกว่า วิธีการทางจิตวิทยา- เช่น ในการฝึกอบรมพิเศษ

คำขวัญของแพทย์คือ “อย่าทำอันตราย” แล้วเลขาล่ะ?

- “รักษาและเพิ่มความไว้วางใจ”

พวกเราใส่จิตวิญญาณของเราเข้าไปในไซต์ ขอบคุณสำหรับสิ่งนั้น
ว่าคุณกำลังค้นพบความงามนี้ ขอบคุณสำหรับแรงบันดาลใจและความขนลุก
เข้าร่วมกับเราบน เฟสบุ๊คและ VKontakte

ภาษากายปรากฏเร็วกว่าเครื่องสำอาง เสื้อผ้า และแม้แต่คำพูดมาก ดังนั้นจึงเป็นผู้ที่มีอิทธิพลต่อวิธีที่ผู้คนรับรู้เราเป็นหลัก

เราอยู่ใน เว็บไซต์เราเชื่อว่าน่าจะมีคนมีเสน่ห์มากกว่านี้ ดังนั้นนี่คือคำแนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับท่าทางที่คุณไม่ควรใช้เว้นแต่จำเป็นจริงๆ เพื่อไม่ให้ทำลายความน่าดึงดูดของคุณ

1. ประสานมือไว้ด้านหลัง

เมื่อคุณเอามือไปไว้ด้านหลัง ถือเป็นสัญญาณด้านลบที่รุนแรงต่อผู้อื่น เพราะเรามักจะทำท่านี้เมื่อเราอารมณ์ไม่ดีหรือโกรธ และยิ่งคุณจับมือสูงเท่าไร ผู้คนก็ยิ่งไม่พอใจมากขึ้นเท่านั้น

2. ไขว้ข้อเท้า

การไขว้ข้อเท้าแสดงว่าเราไม่แน่ใจในสิ่งที่เราพูด หากคุณมีมือล้วงกระเป๋าอยู่ด้วย คุณสามารถเดิมพันได้เลยว่าจะไม่มีใครฟังสิ่งที่คุณกำลังพูดถึงด้วยซ้ำ

การซ่อนมือไว้ในกระเป๋ามักจะทำให้คนๆ หนึ่งพยายามซ่อนความกังวลใจ แม้ว่าท่าทางนี้จะมีความหมายมากมายและต้องตีความร่วมกัน แต่ส่วนใหญ่เราใช้มันอย่างแม่นยำเมื่อเรารู้สึกกังวล

3. มือในปราสาท

การประสานมือเข้าด้วยกันก็เหมือนกับการเอาแขนไขว้ไว้เหนือหน้าอกของคุณ “ฉันอยากแยกตัวเอง ฉันไม่ได้อยู่กับคุณ ฉันอยู่ในบ้าน” นี่คือสิ่งที่ท่าทางนี้สื่อถึงผู้อื่น

4. ยกมือขึ้นล็อค

การเปลี่ยนแปลงของท่าก่อนหน้านี้ เฉพาะที่นี่เท่านั้นที่เลวร้ายยิ่งกว่านั้น ยิ่งคุณยกปราสาทสูงจากมือ คุณก็ยิ่งอยากซ่อนอยู่ด้านหลังมากขึ้นเท่านั้น

5. การงอตัว

ท่าทางที่ไม่ดีไม่เพียงแต่ทำร้ายร่างกายเท่านั้น แต่ยังส่งสัญญาณให้ผู้อื่นทราบว่าคุณทำอะไรไม่ถูก ไม่มั่นใจในตัวเอง และโดยทั่วไปแล้วทุกอย่างไม่ดีกับคุณ เช่นเดียวกับการเดินสับเปลี่ยนที่เกี่ยวข้องกับผู้สูงอายุ

การยืดหลังและยกขาขณะเดินจะเปลี่ยนคุณ รูปร่างแรงกว่าชุดใหม่เชื่อฉัน

6. ยิ้มแย้มแจ่มใส

สำหรับหลาย ๆ คนรอยยิ้มที่คดเคี้ยวเช่นนี้กลายเป็นนิสัยไปแล้วและไร้ประโยชน์: ผู้คนมองว่ามันเป็นการเสียดสีเยาะเย้ย อย่าทำตามตัวอย่างคนเลวในหนัง อย่าอายที่จะยิ้มอย่างจริงใจและเปิดเผย วิธีนี้จะทำให้คุณมีแฟน ๆ เพิ่มมากขึ้น

7. ฝ่ามือยื่นไปทางคู่สนทนา

ไม่ใช่ทุกคนที่อ่านท่าทางนี้ แต่คุณควรระมัดระวังด้วย หากคุณกำลังนั่งอยู่กับคนหนึ่งที่โต๊ะและสื่อสารกันอย่ายื่นมือต่อหน้าเขาดังในภาพ คู่สนทนาอาจตีความเครื่องหมายนี้ว่า "โปรดหยุดสนทนา" และจะจดจำคุณในฐานะคู่สนทนาที่ไม่พึงประสงค์

แน่นอนว่าทั้งหมดนี้ใช้ไม่ได้กับสถานการณ์ที่คนที่คุณต้องการจับมือนั่งอยู่ตรงข้ามคุณ

8. หมัดวางตะแคง

ท่าที่ค่อนข้างก้าวร้าวซึ่งบางครั้งเราทำเพียงเพราะไม่รู้ว่าจะวางมือไว้ที่ไหน สัญญาณของเธอคือ: “คุณบอกฉันว่าอย่างไร? ไม่ว่ายังไงฉันก็ไม่ยอม” พูดง่ายๆ มันไม่เอื้อต่อการสนทนาและความไว้วางใจมากนัก

9. โบกนิ้วหัวแม่มือ

เราทุกคนรู้ท่าทางนี้: บุคคลนั้นดูเหมือนจะชี้ นิ้วหัวแม่มือที่ไหนสักแห่งด้านหลัง ปรากฎว่ามักตีความได้ว่าเป็นการดูถูกเหยียดหยาม ดูเหมือนคุณจะพูดว่า: “ใช่ ฉันรู้ ฉันรู้” และคำตอบใด ๆ ที่คุณให้ก็ดูเหมือนเป็นการไล่ออกอย่างไม่ใส่ใจ

10. ประสานมือเป็นกำปั้น

ตำแหน่งของมือนี้บ่งบอกถึงความตึงเครียดและความกลัวที่ซ่อนอยู่ และยิ่งหมัดสูงขึ้น ระดับของความตึงเครียดก็จะยิ่งสูงขึ้น เหมือนคุณพร้อมที่จะรับการโจมตีจากใครบางคน คนรอบข้างคุณสัมผัสได้ถึงสิ่งนี้ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมข้อตกลงจึงมีโอกาสน้อยที่จะได้ข้อสรุปกับคนที่นั่งเจรจาธุรกิจโดยกำหมัดแน่น

นางเอกในการสัมภาษณ์ของเราเริ่มต้นอาชีพด้วยการทำงานในแผนกที่ South Ural State University จากนั้นเธอทำงานเป็นเลขานุการ ผู้จัดการเอกสาร ผู้จัดการสำนักงาน ผู้ช่วยผู้จัดการ ผู้จัดการระบบการจัดการคุณภาพ... เธอเริ่มสอนสาขาวิชาการทำงานในสำนักงานที่มหาวิทยาลัยตั้งแต่เนิ่นๆ นี่คือสิ่งที่จูเลียพูดเกี่ยวกับตัวเธอเองและอาชีพของเธอ: “ ฉันเชื่อว่าฉันประสบความสำเร็จมากมายในชีวิต ฉันมาที่เชเลียบินสค์จากเมืองเล็กๆ ในคาซัคสถาน ฉันไม่มีญาติในเชเลียบินสค์ ฉันได้รับ อุดมศึกษา(ขอบคุณพ่อแม่ของฉันสำหรับสิ่งนี้) จากนั้น - งานที่ดี- เราขอเสนอบทสัมภาษณ์กับจูเลียเกี่ยวกับช่วงของเส้นทางชีวิตที่รวดเร็วและน่าสนใจของเธอ

นางเอกในการสัมภาษณ์ของเราเริ่มต้นอาชีพด้วยการทำงานในแผนกที่ South Ural State University จากนั้นเธอทำงานเป็นเลขานุการ ผู้จัดการเอกสาร ผู้จัดการสำนักงาน ผู้ช่วยผู้จัดการ ผู้จัดการระบบการจัดการคุณภาพ... เธอเริ่มสอนสาขาวิชาการทำงานในสำนักงานที่มหาวิทยาลัยตั้งแต่เนิ่นๆ นี่คือสิ่งที่ Julia พูดเกี่ยวกับตัวเธอเองและอาชีพของเธอ: “ฉันเชื่อว่าฉันประสบความสำเร็จในชีวิตมากมาย ฉันมาที่เชเลียบินสค์จากเมืองเล็กๆ ในคาซัคสถาน ฉันไม่มีญาติในเชเลียบินสค์ ฉันได้รับการศึกษาระดับสูง (ขอบคุณพ่อแม่สำหรับเรื่องนั้น) แล้วก็ได้งานที่ดี”- เราขอเสนอบทสัมภาษณ์กับ Yulia เกี่ยวกับช่วงของเส้นทางชีวิตที่รวดเร็วและน่าสนใจของเธอ..

© ยูเลีย อนิซิโมวา,
หัวหน้าฝ่ายบริการ
ผู้อ้างอิงของ Uralbroiler LLC

Yulia คุณเริ่มอาชีพด้วยตำแหน่งอะไร?

อาชีพของฉันเริ่มต้นจากการเป็นอาจารย์ด้านการศึกษาที่ South Ural State University (SUSU) ตอนนั้นผมเป็นนักศึกษาชั้นปีที่ 2 ของมหาวิทยาลัยแห่งนี้ โดยได้รับปริญญาด้านการจัดการเอกสารและการสนับสนุนด้านเอกสาร เช่นเดียวกับนักเรียนคนอื่นๆ ฉันต้องการรายได้เพิ่มเติม และการทำงานในแผนกในฐานะอาจารย์ด้านการศึกษานั้นให้ข้อดีหลายประการ:

ประสบการณ์การทำงาน รายได้เล็กน้อย การเข้าถึงคอมพิวเตอร์ อินเทอร์เน็ต เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร ตารางการทำงานส่วนบุคคลฟรี ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับนักเรียน และที่สำคัญที่สุดคือการได้รู้จักกับครูหลายคนในฐานะเพื่อนร่วมงาน

ระหว่างทำงาน ฉันเรียนรู้ที่จะมีระเบียบวินัย ฉันเรียนรู้ที่จะวางแผนเวลาและกิจกรรมของฉัน ฉันเรียนรู้ที่จะสื่อสารอย่างถูกต้อง ค้นหาการประนีประนอม และปฏิบัติต่อผู้อื่นด้วยความอดทน เพราะท้ายที่สุดแล้ว เราทุกคนต่างก็แตกต่างกัน

ในปีที่ 5 ของฉัน ฉันได้รับเสนองานเป็นเลขานุการที่ Institute of Open and Distance Education ที่ South Ural State University

การทำงานเป็นเลขานุการซึ่งแตกต่างจากตำแหน่งหัวหน้าฝ่ายการศึกษาเกี่ยวข้องกับการทำงานกับเอกสารและสิ่งนี้เหมาะกับฉันอย่างยิ่งเนื่องจากตอนนั้นฉันเป็นนักเรียนชั้นปีที่ 5 ในสาขาวิชาพิเศษ "เอกสารและการศึกษาก่อนวัยเรียน" ทักษะการปฏิบัติเป็นสิ่งสำคัญสำหรับฉัน . ฉันเชื่อว่าการเรียนรู้อาชีพเลขานุการเป็นเรื่องง่ายสำหรับฉัน ตั้งแต่สมัยเรียน ฉันชอบทำงานกับเอกสาร และระหว่างที่โรงเรียน ฉันสามารถสำเร็จหลักสูตรผู้ช่วยเลขานุการได้ ในความคิดของฉัน สิ่งที่ยากที่สุดในอาชีพของเราคือการค้นหา แนวทางของแต่ละบุคคลทั้งต่อผู้นำของคุณและต่อทีม ด้วยเหตุนี้ทักษะที่ฉันได้รับขณะทำงานเป็นอาจารย์ด้านการศึกษาจึงช่วยฉันได้เพราะงานของฉันในแผนกเกี่ยวข้องกับการสื่อสารกับนักเรียนและครูอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตาม ฉันต้องสื่อสารกับหลายคนในที่ทำงานและในตำแหน่งใหม่ของฉัน

หลังจากที่ฉันได้รับประกาศนียบัตร ฉันถูกย้ายไปยังตำแหน่งผู้จัดการเอกสาร ในเวลาเดียวกัน ฉันเริ่มสอน - ฉันสอนภาคปฏิบัติเกี่ยวกับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และสอนหลักสูตร "ความรู้พื้นฐานด้านพีซีและงานในสำนักงาน" ที่ศูนย์ฝึกอบรม

ทำไมคุณถึงตัดสินใจสอน? คุณรู้จักเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ดีแค่ไหน?

ส่วนหนึ่งของการศึกษาวิชาพิเศษ “เอกสาร” เรามีหลักสูตรมากมายเกี่ยวกับการทำงานกับคอมพิวเตอร์ คุณอาจพูดได้ว่าเราใช้เวลาครึ่งหนึ่งของชั้นเรียนทั้งหมดในห้องแล็บคอมพิวเตอร์ เราได้รับการฝึกอบรมให้ทำงานในโปรแกรมสำนักงานมาตรฐาน (Word, Excel, Power Point) และพื้นฐานการเขียนโปรแกรม (Visual Basic) และโปรแกรมสำหรับสร้างโมเดลธุรกิจ (BPWin, ERWin) และประกาศนียบัตรของฉันอุทิศให้กับประเด็นการสร้างแบบจำลองธุรกิจสำหรับสถาบันการศึกษาแบบเปิดและทางไกลที่มหาวิทยาลัยแห่งรัฐ South Ural ดังนั้นการสอนหลักสูตร “ความรู้พื้นฐานด้านพีซีและการจัดการสำนักงาน” จึงไม่ใช่เรื่องยากสำหรับฉัน ฉันทำงานเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารมาหนึ่งปีครึ่งแล้ว และในปี 2549 ฉันได้รับเชิญให้ทำงานเป็นผู้จัดการสำนักงานในศูนย์รวมความบันเทิงขนาดใหญ่ในเมืองเชเลียบินสค์

ทำไมคุณถึงย้ายไปทำงานใหม่เร็วขนาดนี้?

โดยทั่วไปแล้วฉันไม่มีปัญหาในการเปลี่ยนงาน แต่ละ งานใหม่ประการแรกคือการพัฒนา ประสบการณ์ใหม่ แม้ว่าบางครั้งฟังก์ชันจะคล้ายกันก็ตาม

ตอนที่ผมทำงานที่สถาบัน เรามีทีมงานเล็กๆ ประมาณ 10 คน (ไม่นับครู) และส่วนใหญ่เป็นทีมหญิง ในงานใหม่ของฉัน ฉันกลายเป็นผู้ช่วยเพียงคนเดียวของผู้กำกับ 7 คน (ชาย) แน่นอนว่าในตอนแรกมันทำให้ฉันกลัวนิดหน่อย แต่ผ่านไปประมาณสองสัปดาห์ ฉันก็คุ้นเคยกับจังหวะการทำงานใหม่และรู้สึกดีมากกับทีมใหม่แล้ว งานหลักของฉันคือดูแลงานในสำนักงาน: จัดหาเครื่องใช้สำนักงานและอาหาร, จัดงานในสำนักงานตลอดจนการประชุมและการเดินทางเพื่อธุรกิจ นอกจากนี้ ฉันยังต้องทำตามคำขอส่วนตัวของผู้อำนวยการทั่วไปอีกด้วย

คุณพบว่าอะไรยากที่สุด?

งานของฉันรวมถึงการจัดเตรียมและบันทึกการประชุมแผนกก่อสร้างจำนวนมาก ในตอนแรกมันเป็นเรื่องยากมากสำหรับฉัน ฉันไม่เข้าใจเอกสารแบบและสูตรการก่อสร้างเลย หลังการประชุม ฉันต้องเข้าไปหาหัวหน้าอุทยานและขอให้พวกเขาอธิบายปัญหาบางอย่างให้ฉันอีกครั้งเพื่อที่ฉันจะได้เขียนระเบียบการได้อย่างถูกต้อง ฉันรู้สึกขอบคุณทีมงานนั้นมากที่ทุกคนปฏิบัติต่อ "การไม่รู้หนังสือในการก่อสร้าง" ของฉันด้วยความเข้าใจและไม่เคยปฏิเสธความช่วยเหลือ หนึ่งเดือนต่อมา ฉันเข้าใจแบบและสูตรด้วยตัวเองแล้ว

ไม่กี่เดือนต่อมา บริษัทของเราได้เริ่มก่อสร้างศูนย์รวมความบันเทิงแห่งใหม่ในเมืองอูฟา ด้วยเหตุนี้ ฉันจึงต้องจัดระเบียบและควบคุมงานในสำนักงานแห่งใหม่ไปพร้อมๆ กัน

ก่อนอื่นต้องหาผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่งผู้จัดการสำนักงานก่อน เพื่อทำเช่นนี้ฉันจึงถูกส่งไปทัศนศึกษาที่เมืองอูฟา ข้อกำหนดของฝ่ายบริหารสำหรับผู้สมัครไม่ใช่แค่ความรู้ในสาขาของตนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรูปลักษณ์ที่ดีด้วย ส่งผลให้ฉันได้เจอผู้หญิงที่สวยและฉลาดมากคนหนึ่ง

ต่อไป เราจำเป็นต้องสร้างการสื่อสารระหว่างสำนักงานในเชเลียบินสค์และสำนักงานในอูฟา ประการแรก กำหนดให้งานในสำนักงานแห่งใหม่ต้องดำเนินการในลักษณะเดียวกับในสำนักงานใหญ่ เนื่องจากอูฟาตั้งอยู่ค่อนข้างไกลจากเชเลียบินสค์ และฉันไม่สามารถเดินทางไปที่นั่นได้บ่อย ฉันจึงต้องสื่อสารกันมากมายทางโทรศัพท์ อีเมล และ ICQ ในตอนแรก เอกสารที่สร้างในสำนักงาน Ufa ถูกส่งมาให้ฉันเพื่อตรวจสอบและแก้ไข และหลังจากนั้นพวกเขาก็ลงนามและลงทะเบียนเท่านั้น

ประการที่สอง ผู้จัดการมักเดินทางไปอูฟาเพื่อทำธุรกิจและเพื่อไม่ให้พวกเขารู้สึกไม่สบายในระหว่างกระบวนการทำงาน จึงจำเป็นต้องจัดระเบียบงานในสำนักงานอูฟาในลักษณะเดียวกับที่จัดขึ้นในสำนักงานใหญ่เชเลียบินสค์ เราได้ประสานงานกับผู้จัดการสำนักงานของแผนก Chelyabinsk ร่วมกับผู้จัดการสำนักงานของแผนก Chelyabinsk และร่างกฎระเบียบทั่วไปสำหรับงาน:

รับโทรศัพท์ ลงทะเบียนเอกสาร จัดประชุมและจัดทำรายงานการประชุม แจกเอกสาร ติดตามการดำเนินการตามคำสั่ง ฯลฯ

งานก็เยอะ จังหวะก็เร่งรีบ นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องจัดการกับเรื่องพื้นฐานที่สำนักงานใหญ่ด้วย แต่มันก็มาก ประสบการณ์ที่ดีสำหรับฉัน.

และหลังจากนั้นหกเดือน ฉันก็ได้รับการเสนอให้ดำรงตำแหน่งผู้ช่วยผู้อำนวยการทั่วไปในบริษัทนี้ ขณะเดียวกันฉันก็ย้ายไปดำรงตำแหน่งอาจารย์ประจำภาควิชาภาษาและวรรณคดีรัสเซียของ SUSU จนถึงตอนนี้ผมสอนที่ SUSU ฉันอ่านสาขาวิชาต่อไปนี้:

“งานเอกสารสำคัญ”, “เทคโนโลยีการทำงานกับเอกสาร”, “ภาษาศาสตร์สารคดี”, “การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ”, “การจัดระเบียบงานของผู้ช่วยเลขานุการ”, “เทคโนโลยีข้อมูลและความปลอดภัยทางจิตวิทยา”, “การจัดการและการตลาด” , “โปรแกรมคอมพิวเตอร์สมัยใหม่ในการจัดการ” ฉันเป็นผู้เขียนคู่มือระเบียบวิธี "การสนับสนุนเอกสารเพื่อการจัดการ" (สำหรับ "การสนับสนุนทางภาษาศาสตร์เพื่อการจัดการ" แบบพิเศษ) แต่คุณตัดสินใจลาออกจากตำแหน่งผู้ช่วยผู้อำนวยการทั่วไป อาชีพของคุณพัฒนาต่อไปอย่างไร?

ในปี 2008 ฉันได้รับเชิญให้ดำรงตำแหน่งผู้จัดการระบบการจัดการคุณภาพ (QMS) ที่โรงงานเครื่องจักรกล Chelyabinsk งานนี้ใหม่และน่าสนใจสำหรับฉัน ดังนั้นฉันจึงเริ่มงานด้วยความยินดี

การทำงานเป็นผู้จัดการ QMS ช่วยให้ฉันมีความรู้ใหม่อย่างสมบูรณ์

ฉันพัฒนามาตรฐาน มีส่วนร่วมในการตรวจสอบภายใน จัด (และเข้าร่วมใน) การประชุมคุณภาพกับผู้อำนวยการทั่วไป เข้าร่วมในการสัมมนาและการฝึกอบรมเกี่ยวกับการดำเนินการตามระบบการจัดการคุณภาพ (QMS) ฉันต้องสื่อสารกับพนักงานมากมายทั้งกับคนงานธรรมดาในโรงงานและกับหัวหน้าแผนกโครงสร้าง

ณ สิ้นปี 2551 โรงงานของเราผ่านการรับรองและได้รับใบรับรองคุณภาพตาม GOST R ISO 9000 ได้สำเร็จ

ระบบการจัดการคุณภาพและระบบการผลิตแบบลีนเป็นแนวคิดที่น่าสนใจมากที่ช่วยให้การจัดการขององค์กร (โดยไม่คำนึงถึงกิจกรรมและขนาด) เพื่อทำความเข้าใจโครงสร้างการจัดการในปัจจุบันและปรับปรุง

เมื่อองค์กรอยู่ในขั้นตอนการพัฒนาระบบ มันก็เหมือนกับความคิดสร้างสรรค์ แน่นอนว่ามีคนที่สามารถเข้าถึงระบบปฏิบัติการที่พัฒนาแล้วได้ง่ายกว่า แต่นี่ไม่ใช่สำหรับฉัน ฉันชอบพัฒนาสิ่งใหม่ๆ และงานด้านการนำ QMS ไปใช้ประกอบด้วยประการแรกคือการพัฒนาและการนำเอกสารใหม่ไปใช้ซึ่งในอนาคตจะปรับปรุงกิจกรรมของบริษัทโดยรวม อย่างไรก็ตาม ฉันไม่สามารถรับมือที่นี่เพียงลำพังได้ จำเป็นต้องได้รับความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ

เช่น เมื่อมีการพัฒนามาตรฐาน “การออกแบบและผลิตอุปกรณ์และเครื่องมือทางเทคนิค”จำเป็นต้องได้รับความช่วยเหลือจากนักเทคโนโลยี

ระหว่างที่ฉันทำงานที่โรงงานเครื่องจักรกล Chelyabinsk มีการพัฒนามาตรฐานระดับองค์กรมากกว่า 45 มาตรฐาน พนักงานของบริการที่เกี่ยวข้องมีส่วนร่วมในการพัฒนามาตรฐานสำหรับขั้นตอนต่างๆ เช่น มาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับแผนกของหัวหน้านักเทคโนโลยี แผนกของหัวหน้านักออกแบบ

งานของฉันคือตรวจสอบความถูกต้องของการออกแบบมาตรฐาน ตรวจสอบความถูกต้องของการเขียนอัลกอริธึมในมาตรฐาน และการเชื่อมโยงระหว่างมาตรฐานระหว่างกัน

สิ่งที่ยากที่สุดในมาตรฐานคือการพัฒนาอัลกอริธึมการปฏิบัติการ พนักงานหลายคนที่ทำงานกับขั้นตอนเดียวมานานหลายปีเฉพาะเมื่อจัดทำเอกสารข้อบังคับสำหรับการทำงานกับขั้นตอนนี้เท่านั้นที่จะเข้าใจว่าการกระทำบางอย่างของพวกเขาไร้เหตุผล ไม่จำเป็น หรือในทางกลับกัน พวกเขาเข้าใจว่าพวกเขาขาดอะไรในการปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในช่วงวันแรกๆ ของการทำงานที่โรงงาน ฉันได้รับมอบหมายให้จัดทำคู่มือคุณภาพ ใครก็ตามที่คุ้นเคยกับระบบการจัดการคุณภาพจะรู้ดีว่านี่คือเอกสารหลักของ QMS ในเวลานั้น ฉันเพิ่งจะคุ้นเคยกับระบบเช่นนี้ และฉันก็ไม่รู้แน่ชัดว่าพวกเขาต้องการอะไรจากฉันและต้องทำอย่างไร แต่ด้วยประสบการณ์ของพนักงานของบริษัทที่ปรึกษา ฉันจึงเข้าใจงานที่ทำอยู่ได้อย่างรวดเร็ว และคู่มือคุณภาพก็ได้รับการพัฒนาตรงเวลา

มาตรฐานอีกประการหนึ่งที่ต้องได้รับการพัฒนาก่อนที่มาตรฐานอื่น ๆ ทั้งหมดจะได้รับการพัฒนาคือ Enterprise Standards Management มาตรฐานนี้มีกฎทั้งหมดที่ควรพัฒนามาตรฐานขององค์กรของเรารวมถึงวิธีการเขียนอัลกอริทึมกระบวนการ (ขั้นตอน)

ต้องบอกว่ามาตรฐานมีเอกสารค่อนข้างใหญ่ในขอบเขต มาตรฐานที่เล็กที่สุดคือ 5 แผ่น เอกสารที่ใหญ่ที่สุดคือคู่มือคุณภาพ - จำนวน 47 แผ่น คุณเข้าใจว่างานนี้ต้องทำงานหนักขนาดไหน

คุณทำหน้าที่อะไรอีกบ้างที่โรงงาน?

นอกจากงานหลักของฉันแล้ว ฉันยังทำหน้าที่เป็นหัวหน้าแผนกการผลิตในสภาผู้เชี่ยวชาญด้านรุ่นเยาว์อีกด้วย

สภาถูกสร้างขึ้นโดยเยาวชนที่กระตือรือร้นของโรงงานเพื่อปรับปรุงความสัมพันธ์ในทีม รวมเยาวชนขององค์กรเข้าด้วยกัน และสร้างบรรยากาศที่เอื้ออำนวยต่อการเกิดแนวคิดใหม่ ๆ

Council of Young Specialists เป็นโครงสร้างที่ดำเนินงานอย่างเป็นทางการของโรงงาน ซึ่งถูกสร้างขึ้นเพื่อจัดกิจกรรมที่มุ่งดึงดูดและรักษาผู้เชี่ยวชาญรุ่นเยาว์ในองค์กร สภารายงานตรงต่อผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล สภานำโดยประธาน สภามีงบประมาณของตนเอง ซึ่งร่างขึ้นสำหรับปีและได้รับอนุมัติจากผู้อำนวยการทั่วไป ทุกปีจะมีการร่างแผนการทำงานของสภาโดยแยกตามพื้นที่ (ภาค) แต่ละทิศทางมีผู้นำที่ได้รับเลือกมาจากเยาวชนของโรงงาน สภามีทั้งหมด 5 โซน:

ภาคข้อมูล (เว็บไซต์ วิทยุกระจายเสียง หนังสือพิมพ์ อัฒจันทร์) ภาคสังคมวิทยา ภาคการผลิต ภาควัฒนธรรม กีฬาและนันทนาการ

ฉันรับผิดชอบภาคการผลิต เราได้จัดการแข่งขันเป็นส่วนหนึ่งของงานในภาคส่วนของฉัน

ตัวอย่างเช่น หนึ่งในการแข่งขันคือการแข่งขัน "สถานที่ทำงานที่ดีที่สุด" มีการระบุคู่แข่ง (คนงาน) ในการประชุมเชิงปฏิบัติการแต่ละแห่ง คณะกรรมการซึ่งประกอบด้วยทั้งสมาชิกของสภาและผู้บริหารโรงงาน (ผู้อำนวยการฝ่ายคุณภาพ ผู้อำนวยการฝ่ายผลิต ฯลฯ) ดำเนินการตรวจสอบสถานที่ทำงานของคู่แข่งที่ไม่ได้กำหนดไว้ พารามิเตอร์ต่างๆ เช่น ความสะอาดของสถานที่ทำงาน ชุดเครื่องมือขั้นต่ำที่จำเป็น ความพร้อมใช้งานของกระบวนการทางเทคนิคและแบบร่าง ฯลฯ ได้รับการประเมิน สมาชิกของคณะกรรมาธิการแต่ละคนให้คะแนนตนเองแก่คู่แข่งสำหรับพารามิเตอร์แต่ละรายการ จึงรวบรวมคะแนนและประกาศรายชื่อผู้ชนะ (อันดับที่ 1, 2 และ 3) ผู้ชนะจะได้รับรางวัลเงินสดและรายการชมเชยในสมุดบันทึกการทำงานของพวกเขา

ในงานนี้ฉันยังมีโอกาสไปเยี่ยม Snow Maiden เราไปกับคุณพ่อฟรอสต์หลังเลิกงานและแสดงความยินดีกับลูก ๆ ของพนักงานของเราในปีใหม่

แล้วคุณตัดสินใจเปลี่ยนงานหรือยัง?

ในปี 2009 ฉันได้รับเชิญให้ดำรงตำแหน่งหัวหน้าผู้ช่วยฝ่ายบริการที่บ้านค้าขาย Uralbroiler ซึ่งฉันทำงานอยู่ในปัจจุบัน บริษัทของเรามีพนักงานมากกว่า 300 คน เราเป็นแผนกโครงสร้างของการเลี้ยงสัตว์ทางการเกษตร Uralbroiler (ฟาร์มสัตว์ปีก ฟาร์มสุกร) น่าเสียดายที่ปัจจุบันฉันเป็นคนเดียวในโครงสร้างของบริการอ้างอิง วิกฤติดังกล่าวส่งผลกระทบต่อทุกองค์กรในประเทศของเรา ขณะนี้ตำแหน่งงานบางส่วนของบริษัทเราถูกยกเลิกไป รวมถึงตำแหน่งจากฝ่ายบริการผู้ช่วยด้วย แต่ฉันหวังว่าในอนาคตอันใกล้นี้พวกเขาจะจ้างผู้ช่วยให้ฉัน

ความรับผิดชอบของฉันรวมถึงการจัดการเอกสารสำหรับบริษัท การจัดการเดินทางเพื่อธุรกิจ รับโทรศัพท์และให้คำปรึกษาลูกค้า (บริษัทของเราดำเนินกิจกรรมการค้าขาย) และการทำงานกับสัญญา

บริษัทของเราสรุปสัญญาการจัดหาผลิตภัณฑ์จำนวนมาก ความรับผิดชอบของฉันรวมถึงหน้าที่ต่อไปนี้:
1. ขั้นตอนการอนุมัติ (ผู้จัดการนำสัญญามาตรวจดูเอกสารทั้งหมดก่อนแล้วส่งให้เจ้าหน้าที่อนุมัติ)
2. จัดเก็บบันทึกความเคลื่อนไหวของสัญญา (ใครได้รับ และเมื่อใด และเมื่อใดที่คืนสัญญาจากการอนุมัติ)
3. ทำเครื่องหมายการลงนามในสัญญาและส่งสัญญาเพื่อเข้าสู่ฐานข้อมูล (ตอนแรกฉันป้อนสัญญาในฐานข้อมูล 1C ด้วยตัวเอง แต่ตอนนี้ผู้ปฏิบัติงานเป็นผู้ดำเนินการฟังก์ชันนี้)
4. การประทับตราสัญญา (ฉันมอบสำเนาหนึ่งชุดให้กับพนักงานที่รับผิดชอบเพื่อโอนไปยังลูกค้า ส่วนสำเนาที่สองฉันจะโอนไปยังแผนกกฎหมายเพื่อจัดเก็บ)

ฉันยังจัดระเบียบการสมัครรับวารสาร ทำงานกับจดหมาย และดำเนินงานส่วนตัวจากฝ่ายบริหาร

มีงานเยอะไม่จำเป็นต้องผ่อนคลายในการทำงาน แต่นี่คือจังหวะชีวิตของฉัน ฉันชอบมัน

คุณประสบปัญหาอะไรบ้างและคุณแก้ไขได้อย่างไร?

อาจเป็นไปได้ว่าปัญหาหลักในงานใด ๆ คือการเปลี่ยนแปลงบรรทัดฐานที่กำหนดไว้ขององค์กรและการแนะนำนวัตกรรม บางครั้งคุณต้องใช้เวลามากในการโน้มน้าวพนักงานและอธิบายให้พวกเขาฟังว่าหลังจากใช้โซลูชันใหม่แล้วมันจะสะดวกกว่าในการทำงานและที่สำคัญที่สุดคือต้นทุนวัสดุและค่าแรงจะลดลง เมื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน จำเป็นต้องแสดงความรู้ในประเด็น ความมั่นใจในการตัดสินใจ และแน่นอนว่าเสน่ห์เป็นสิ่งสำคัญมาก!

คุณสมบัติของตัวละครอะไรบ้างที่ช่วยให้คุณพัฒนาและเติบโต?

ฉันคิดว่ามันเป็นงานหนัก มีไลฟ์สไตล์ที่กระตือรือร้น แม่นยำ ความสามารถในการทำงานร่วมกับผู้คน และความสามารถในการวางแผนเวลาทำงานของคุณ

นอกจากการศึกษาระดับอุดมศึกษาครั้งแรกที่คุณได้รับจากมหาวิทยาลัยในประเทศของคุณแล้ว คุณได้รับการศึกษาอื่นใดอีกและคุณต้องการได้รับการศึกษาประเภทใด

ฉันสำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัยแห่งรัฐ South Ural ด้วยปริญญาด้านการจัดการเอกสารและการสนับสนุนเอกสารในปี 2548 และในปี 2549 ฉันได้สำเร็จหลักสูตรระยะสั้นในหัวข้อ "วิธีการศึกษาทางไกล" ที่สถาบันการศึกษาแบบเปิดและทางไกลของ South Ural มหาวิทยาลัยของรัฐ. นอกจากนี้เพื่อ ปีที่ผ่านมาฉันเข้าร่วมสัมมนาและการฝึกอบรมมากกว่า 5 ครั้งเกี่ยวกับระบบการจัดการคุณภาพ การผลิตแบบ Lean วิธีการขาย ฯลฯ ฉันเชื่อว่าการพัฒนาวิชาชีพอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งจำเป็นในการทำงานและการพัฒนาส่วนบุคคล ฉันฝันถึงการศึกษาระดับอุดมศึกษาครั้งที่สอง แต่นั่นก็เท่าที่การเงินจะเอื้ออำนวย ฉันอยากเรียนเอกเศรษฐศาสตร์ ฉันคิดว่าวิธีการแก้ปัญหาต่างๆ ที่ใช้ในเศรษฐศาสตร์สามารถนำไปใช้ในงานของฉันได้

เช่นในเรื่องการคำนวณจำนวนบุคลากรในฝ่ายบริหารสำนักงานคุณมองเห็นโอกาสในการเติบโตในสายอาชีพของคุณอย่างไร? คุณวางแผนที่จะพัฒนาไปในทิศทางใด?

ฉันชอบงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินโครงการใหม่ - งานดังกล่าวสำหรับฉันคือการพัฒนาระบบการจัดการคุณภาพที่โรงงานและการจัดเปิดแผนกใหม่ในศูนย์รวมความบันเทิง ฉันคิดว่าในบริษัทที่มั่นคงและเติบโตเช่นเดียวกับเรา ฉันจะยังคงมีโอกาสทำงานในโครงการใหม่ๆ

คุณจะพูดอะไรเกี่ยวกับข้อดีข้อเสียของเส้นทางอาชีพของคุณได้บ้าง?

อาชีพของฉันเริ่มต้นจากการเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการฝึกอบรม ตอนนี้ผมเป็นหัวหน้าฝ่ายบริการผู้ช่วยเป็นอาจารย์ประจำภาควิชา โดยทั่วไปแล้วฉันเป็นคนคิดบวก ฉันไม่เห็นข้อเสียใด ๆ ในเส้นทางอาชีพของฉัน เราสร้างเส้นทางของเราเอง ทุกสิ่งที่ทำย่อมดีขึ้น เราเรียนรู้จากความผิดพลาดของเรา ฉันรู้สึกขอบคุณของฉัน อดีตผู้นำที่ทำให้ฉันได้เป็นผู้เชี่ยวชาญอย่างที่เป็นอยู่ตอนนี้

จากมุมมองของคุณ อะไรคือความลับหลักของความสำเร็จ? วิธีการแก้ไขปัญหา การจัดการกับกิจวัตรประจำวันและปัญหาต่างๆ ของคุณ

ถ้าใครคุ้นเคยกับระบบ 5ส มีระบบบริหารเวลาคงจะเข้าใจผม เมื่อคุณรู้วิธีการวางแผนงาน เมื่อคุณมีเอกสารทั้งหมดตามลำดับ ทุกอย่างของคุณก็เป็นระเบียบ นี่คือวิธีแก้ปัญหาหลักสำหรับทุกปัญหา บางทีงานก็เยอะจนดูเหมือนไม่มีเวลาแม้แต่จะจิบน้ำ มีความจำเป็นต้องหยุด พักสมองสัก 5 นาที จากนั้นคัดแยกเอกสารทั้งหมด จัดเรียงทุกสิ่ง แล้วทุกอย่างจะสำเร็จ!

คุณคิดว่าตัวเองเป็นคนประสบความสำเร็จหรือไม่?

ฉันเชื่อว่าฉันได้ประสบความสำเร็จมากมายในชีวิต ฉันมาที่เชเลียบินสค์จากเมืองเล็กๆ ในคาซัคสถาน ฉันไม่มีญาติในเชเลียบินสค์ ฉันได้รับการศึกษาระดับสูง (ขอบคุณพ่อแม่สำหรับเรื่องนั้น) แล้วก็ได้งานที่ดี

สามารถเลือกอาชีพอะไรได้บ้าง?

โดยส่วนตัวแล้วผมอยากทำงานในบริษัทที่กำลังพัฒนาขนาดใหญ่ซึ่งมีสาขามากมายทั้งในรัสเซียและต่างประเทศ

หากเราพิจารณาลำดับชั้นของพนักงานในแผนกสนับสนุนเอกสารในความคิดของฉันเราสามารถแยกแยะตำแหน่งต่อไปนี้ได้ (แต่ละตำแหน่งที่ตามมาจะเป็นระดับใหม่): พนักงานรับโทรศัพท์, เลขานุการแผนกต้อนรับ, ผู้จัดการสำนักงาน, ผู้ช่วยผู้จัดการ, หัวหน้าแผนก บริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

อะไรคือสิ่งสำคัญสำหรับคุณในการสื่อสารกับผู้คน? คุณต้องพัฒนาคุณสมบัติอะไรบ้างในตัวเอง?

ในการสื่อสาร สิ่งสำคัญมากคือต้องสามารถฟังคู่สนทนาของคุณได้ ยิ้มแย้มและมีเสน่ห์กับใครก็ได้ (ไม่ว่าคุณจะชอบเขาหรือไม่ก็ตาม) คุณต้องมีคนที่อยากมาหาคุณ พูดคุยกับคุณ บอกคุณเกี่ยวกับตัวเอง (จะดีหรือไม่ดี)

คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับอาชีพในชีวิตของผู้หญิง?

ผู้หญิงจะต้องเป็นอิสระ แต่ยังคงเป็นผู้หญิงอยู่เสมอ

คุณอยากจะขออะไรแนะนำเพื่อนร่วมงานของคุณ?

มุ่งมั่นเพื่อการพัฒนา!

สัมผัสกับภาพบุคคล

คุณอ่านอะไร: นิตยสารผู้หญิงและธุรกิจ หนังสือพิมพ์ หนังสือ ที่?

ฉันอ่านนิตยสาร - "คู่มือเลขานุการและผู้จัดการสำนักงาน", "สารบบทรัพยากรบุคคล" ฯลฯ จากวรรณกรรม - ฉันอ่านทุกประเภท ยกเว้นแฟนตาซี

คุณดูหนังเรื่องอะไร?

ฉันชอบละคร (โดยเฉพาะละครรัสเซีย) เรื่องประโลมโลก ตลก

ความชอบด้านการทำอาหารของคุณ

ไม่โอ้อวดในอาหาร ฉันชอบทำอาหาร ฉันชอบแพนเค้กและผลิตภัณฑ์จากแป้งมาก

คุณชอบแต่งตัวอย่างไรและอย่างไร? (เสื้อผ้า รองเท้า เครื่องประดับ)

ฉันพยายามที่จะติด สไตล์คลาสสิกแต่วันหยุดสุดสัปดาห์ก็สบายมากในสไตล์สปอร์ต ฉันใช้เครื่องประดับแน่นอนเพราะสามารถตกแต่งเสื้อผ้าได้

คุณเล่นกีฬาไหม?

ใช่แน่นอน ฉันไปยิมอย่างน้อยสัปดาห์ละ 2 ครั้ง ในฤดูร้อน การจ็อกกิ้งตอนเย็นเป็นสิ่งจำเป็น นี่เป็นการพักผ่อนที่ยอดเยี่ยมหลังจากวันที่ยากลำบาก

ฉันคุยกับยูเลีย อานิซิโมว่า
ลิวบอฟ โทรชิน่า
บรรณาธิการสัมพันธ์ผู้เขียน
นิตยสาร “สารบบเลขานุการและผู้จัดการสำนักงาน”